Chia sẻ và phân quyền file toàn tập trên google drive

Khi làm việc với google drive chúng ta thường có như cầu chia sẻ file hay thư mực của mình cho người khác. Việc chia sẻ trong google drive rất dễ dàng thế nhưng không phải ai cũng biết cách chia sẻ sao cho đúng vì liên quan đền quyền của người được chia sẻ. Trong bài hôm nay thủ thuật vn sẽ hướng dẫn các bạn chia sẻ file trên google drive toàn tập từ các cách chia sẻ file đến việc phân quyền trong file chia sẻ

Chia sẻ file trên google drive bằng cách chia sẻ theo gmail người sử dụng

Vơi cách chia sẻ này những ai được chia sẻ sẽ nhận được 1 email chứa link file chúng ta chia sẻ trên google drive. Người được chia sẻ sẽ có quyền tải xuống, xem, đề xuất chỉnh sửa hay chỉnh sửa file chúng ta chia sẻ tùy thuộc vào quyền chúng ta cấp cho họ.

Chia sẻ chế độ chỉ xem ( chế độ người xem)

Cách chia sẻ file google driver này sử dụng khi chúng ta không muốn file chia sẻ bị thay đổi, chỉnh sửa hoặc tải xuống. Điều đó có nghĩa là người được chia sẻ chỉ có thể đọc file, không được chỉnh sửa cũng như ko có nút tải xuống, không thể in được

Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Chuột phải vào file cần chia sẻ => Chọn Chia sẻ 

Chia sẻ và phân quyền file toàn tập trên google drive 1

Bước 2: Nhấn vào nút răng cưa như hình vẽ

Chia sẻ và phân quyền file toàn tập trên google drive 2

 và bỏ dấu tích xanh ở cả 2 ô

Chia sẻ và phân quyền file toàn tập trên google drive 3

Bước 3: Nhập email của người cần chia sẻ vào ô email. Ngay lập tức cửa sổ sẽ hiện ra chúng ta sẽ chọn quyền là Người xem:

Chia sẻ và phân quyền file toàn tập trên google drive 4

Vậy là xong người được chia sẻ file chỉ có quyền xem mà thôi . Khi truy cập vào file người xem sẽ có thông báo yêu cầu quyền chỉnh sửa  và ko thể tải xuống hay thao tác gì được

Chia sẻ và phân quyền file toàn tập trên google drive 5

Chia sẻ file có thể tải về:

Với cách chia sẻ file này người xem có thể tải file về máy tính rồi làm gì thì làm chứ không thể sửa hay làm ảnh hưởng gì đến file gốc của chúng ta

Cách làm như sau:

Bước 1: Chuột phải vào file cần chia sẻ => Chọn Chia sẻ 

Chia sẻ và phân quyền file toàn tập trên google drive 6

Bước 2: Nhấn vào nút răng cưa như hình vẽ 


và bỏ dấu tích xanh ở ô đầu giữ lại tích xanh ở ô Người xem và người nhận xét có thể thấy tùy chọn để tải xuống, in và sao chép

Chia sẻ và phân quyền file toàn tập trên google drive 7

Bước 3: Nhập email của người cần chia sẻ vào ô email. Ngay lập tức cửa sổ sẽ hiện ra chúng ta sẽ chọn quyền là Người xem:

Chia sẻ và phân quyền file toàn tập trên google drive 8

Vậy là xong người được chia sẻ file có quyền xem file và tải xuống in và sao chép (ko có quyền chỉnh sửa)

Chia sẻ và phân quyền file toàn tập trên google drive 9


Chia sẻ chế độ người nhận xét:

Với chế độ chia sẻ này người được chia sẻ có thể gợi ý chỉnh sửa trong file mà chúng ta chia sẻ . Và dĩ nhiên chỉ là gợi ý nên trừ khi chúng ta đồng ý thì file mới bị chỉnh sửa. Cách làm như sau:

Bước 1: Chuột phải vào file cần chia sẻ => Chọn Chia sẻ 

Chia sẻ và phân quyền file toàn tập trên google drive 10

Bước 2: Nhập email của người cần chia sẻ vào ô email. Ngay lập tức cửa sổ sẽ hiện ra chúng ta sẽ chọn quyền là Người xem:

Chia sẻ và phân quyền file toàn tập trên google drive 11

Lúc này khi mở file người nhận xét sẽ có thể gợi ý chỉnh sửa cho chúng ta. File của chúng ta sẽ hiển thị những gì người chỉnh sửa đề xuất

Chia sẻ và phân quyền file toàn tập trên google drive 12

Chia sẻ chế độ chỉnh sửa

Chia sẻ chế độ này người được chia sẻ có thể chỉnh sửa các quyền và chia sẻ. Vì vậy nên hạn chế chia sẻ kiểu này hoặc nếu có chia sẻ cần chọn người tin tưởng bởi vì file của bạn có thể bị chỉnh sửa bất cứ lúc nào

Cách chia sẻ google drive chế độ chỉnh sửa như sau: 

Bước 1: Chuột phải vào file cần chia sẻ => Chọn Chia sẻ 

Chia sẻ và phân quyền file toàn tập trên google drive 13

Bước 2: Nhấn vào nút răng cưa như hình vẽ

Chia sẻ và phân quyền file toàn tập trên google drive 14

và tích xanh vào ô Người chỉnh sửa có thể thay đổi các quyền và chia sẻ hoặc cả 2 ô đều được

Chia sẻ và phân quyền file toàn tập trên google drive 15

Bước 3: Nhập email của người cần chia sẻ vào ô email. Ngay lập tức cửa sổ sẽ hiện ra chúng ta sẽ chọn quyền là Người chỉnh sửa sau đó nhấn Gửi là xong

Chia sẻ và phân quyền file toàn tập trên google drive 16

Bước 4: Với chia sẻ quyền chỉnh sửa này người được chia sẻ có đầy đủ quyền với file như thêm chia sẻ cho người khác cấp quyền cho người khác ... chỉ không xóa file được thôi.

Chia sẻ file trên google drive bằng cách chia sẻ đường dẫn liên kết

Cách này chia sẻ file một cách nhanh chóng không cần phải nhập email người muốn chia sẻ mà bất cứ ai cũng có thể truy cập nếu có đường link 

Cách chia sẻ này cũng phân làm 3 quyền :

  • Người xem : Người được chia sẻ liên kết chỉ có thể xem file không thể tải xuống không thể chỉnh sửa copy dữ liệu
  • Người nhận xét: Người có liên kết có thể đề xuất chỉnh sửa, được tải file xuống, được copy dữ liệu
  • Người chỉnh sửa: Có đầy đủ quyền chỉnh sửa chia sẻ file tải xuống ... không được quyền xóa file

Các bước làm như sau:

Bước 1: Chuột phải vào file cần chia sẻ => Chọn Chia sẻ 

Chia sẻ và phân quyền file toàn tập trên google drive 17

Bước 2: Nhấn vào dòng Chia sẻ với bấ kỳ ai có đường liên kết

Chia sẻ và phân quyền file toàn tập trên google drive 18

Chọn tiếp quyền của người được chia sẻ là người xem, người nhận xét hay người chỉnh sửa như đã nói ở trên.

Chia sẻ và phân quyền file toàn tập trên google drive 19

Bước 3: Nhấn xong để hoàn thành 


Chia sẻ và phân quyền file toàn tập trên google drive 20


Trên đây là các cách chia sẻ và phân quyền file trên google drive một cách chi tiết nhấ. Có bất cứ điều gì chưa hiểu hoặc chưa làm được các bạn vui lòng comment bên dưới nhé. Cảm ơn các bạn đã đọc.

Bình luận