Nếu biết ách đánh số thứ tự trong Excel thì việc thống kê số liệu trở lên vô cùng đơn giản. Hơn nữa, nó giúp cho người dùng quản lý thông tin dễ dàng hơn. Vậy làm sao để đánh số thứ tự tự động trong Excel vừa nhanh vừa đơn giản? Ngay bây giờ, chúng ta hãy cùng tìm hiểu 4 cách đánh số thứ tự tự động trong Excel nhé.
Bài viết được thao tác trên máy tính hệ điều hành Windows 10 Excel 2019. Tuy nhiên, các bạn có thể thực hiện tương tự trên máy tính hệ điều hành macOS và các bản Excel khác
I. Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng cách kéo chuột
Bước 1: Mở tệp Excel, nhập số thứ tự cho 2 ô đầu tiên rồi dùng chuột phải bôi đen 2 ô vừa điền số.
Bước 2: Đặt chuột ở hình vuông nhỏ tại góc phải của ô và kéo xuống mức thứ tự bạn muốn.
II. Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng công thức
1. Tóm tắt cách làm
Mở tệp Excel, gõ số thứ tự cho ô đầu tiên => Nhập công thức = vị trí ô vừa điền + 1 vào ô tiếp theo => Dùng chuột đặt ở góc phải ô đó và kéo xuống số thứ tự bạn muốn.
2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Mở tệp Excel, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên rồi nhập công thức = vị trí ô vừa điền + 1 vào ô tiếp theo. Ví dụ: Nếu nhập số thứ tự ô đầu tiên tại vị trí A1 thì nhập công thức ở ô A2=A1+1 như hình bên dưới. Các bạn có thể thực hiện tương tự tại vị trí khác.
Bước 2: Tiếp đó, dùng chuột đặt ở hình vuông nhỏ tại góc phải của ô đó và kéo xuống số thứ tự bạn muốn.
III. Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng Editing chọn Fill/Series
1. Hướng dẫn thực hiện tóm tắt
- Mở tệp Excel, gõ số thứ tự cho ô đầu tiên => Chọn Fill => Chọn Series.
- Chọn Rows nếu đánh số theo hàng hoặc chọn Columns nếu đánh số theo cột.
- Chọn Linear để đánh số theo kiểu tăng dần.
- Nhập, gõ số thứ tự bắt đầu vào mục Step value => Nhập số thứ tự cuối cùng vào mục Stop value => Chọn OK để hoàn tất và xem kết quả.
2. Hướng dẫn chi tiết cách đánh số thứ tự trong Excel bằng Editing
Bước 1: Mở tệp Excel, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên -> Chọn Fill -> Chọn Series.
Lưu ý: Có 4 loại đánh số theo kiểu:
- Linear: Tăng dần.
- Growth: Lũy tiến.
- Date: Ngày tháng.
- AutoFill: Tự động điền.
Bước 2:
- Chọn Rows nếu đánh số theo hàng hoặc chọn Columns nếu đánh số theo cột. Tùy thuộc vào mục đích của người dùng để chọn Rows hoặc Columns nhé!
- Trong hướng dẫn này mình chọn Linear để đánh số theo kiểu tăng dần.
- Nhập số thứ tự bắt đầu vào mục Step value và nhập số thứ tự cuối cùng vào mục Stop value rồi chọn OK.
Kết quả sẽ hiển thị trên màn hình dãy số thứ tự mà bạn đã thiết lập.
IV. Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm Subtotal
Lưu ý:
- Cách này được áp dụng khi bạn sử dụng chức năng Filter.
- Nếu với hàm CoutnA là các số thứ tự của từng giá trị sẽ bị giữ nguyên khi lọc thì khi sử dụng hàm Subtotal giúp cho số thứ tự của giá trị được chọn sẽ đánh số lại từ đầu.
- Chỉ có thể áp dụng đánh số thứ tự được trên cột, không thể áp dụng được trên hàng.
1. Cú pháp của hàm
Ở hướng dẫn này mình sẽ thực hiện lồng 2 hàm lại với nhau là hàm IF và hàm Subtotal với cú pháp như sau:
=IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]; Subtotal(funtion_num; ref1;...))
Trong đó:
- logical_test: Chính là điều kiện của hàm IF.
- [value_if_true]: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
- [value_if_false]: Giá trị trả về nếu điều kiện sai.
- funtion_num: Hàm được hiểu theo giá trị số (Ở đây là số 3 được hiểu tương đương với hàm CountA).
- ref1;...: Vùng chứa số thứ tự.
2. Ví dụ và cách thực hiện
Chẳng hạn, mình thực hiện 1 ví dụ như sau: Bảng dưới đây đã được mình đánh số thứ tự từ trên xuống dưới bằng 2 hàm CountA và Subtotal cùng với 1 vài ô trống không được đánh số thứ tự. Sau đây hãy xem hàm Subtotal làm việc nhue thế nào nhé!
Ví dụ đánh Số thứ tự
Bước 1: Nhập hàm vào ô B3 theo cú pháp
= IF(C3="";"";SUBTOTAL(3;$C$3:C3)).
Giải thích hàm (Mình sẽ giải thích hàm này chi tiết từ trong ra ngoài cho các bạn dễ hiểu nhất)
- Đối với hàm SUBTOTAL(3;$C$3:C3) chúng ta có:
- funtion_num = 3: Trong Subtotal được hiểu là hàm CountA.
- ref1 = $C$3:C3: Là vùng đã được đánh số thứ tự (Lưu ý: Luôn phải cố định giá trị đầu tiên, ở đây là B2, nếu không cố định thì khi chạy hàm sẽ bị lỗi đối với những ô bên dưới).
- Đối với hàm IF(C3="";"";SUBTOTAL(3;$C$3:C3)) ta có:
- C3="";"": Có nghĩa là nếu giá trị ở ô C3 là rỗng thì Số thứ tự cũng sẽ là rỗng.
- SUBTOTAL(3;$C$3:C3): Nếu ô C3 không rỗng thì sẽ sử dụng hàm Subtotal.
Bước 2: Thực hiện lọc dữ liệu bằng cách sử dụng Filter và hãy xem sự thay đổi khi sử dụng hàm Subtotal.
Lời kết.
Trên đây mình đã chỉ dẫn 3 cách đánh số thứ tự tự động trong Excel siêu nhanh và đơn giản trên máy tính giúp các bạn có thể tiết kiệm thời gian trong việc thống kê số liệu. Nếu bạn cảm thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ cho bạn bè cùng biết và đừng quên để lại bình luận phía dưới nếu còn thắc mắc nhé!
