Cách sử dụng Google Meet học trực tuyến trên máy tính

Khi đại dịch Covid-19 bùng phát và diễn biến phức tạp, sinh viên và học sinh không thể đến trường thì phương thức học trực tuyến với sự hỗ trợ của các ứng dụng cho phép kết nối video call trở thành nhu cầu thiết yếu. Bên cạnh Zoom hay Microsoft Teams thì phần mềm Meet đang là lựa chọn thu hút nhiều giáo viên, học sinh sử dụng. Chính vì vậy trong bài viết này thủ thuật vn sẽ hướng dẫn cho các bạn cách sử dụng Google Meet học trực tuyến trên máy tính laptop nhé.

I. Google Meet là gì?

Google Hangouts Meet hay Google Meet hay còn có cách gọi ngắn gọn nhất là Meet, là một phần mềm giúp người dùng tạo cuộc họp online, hội thảo online và học trực tuyến qua video.

Đặc biệt, phiên bản G Suite cung cấp thêm nhiều tính năng bổ trợ mà phiên bản Hangouts thông thường không có. Dưới đây là sự khác biệt giữa hai phiên bản G Suite và Hangouts:

1. G Suite Google Meet.

Phiên bản này có các hạn chế thành viên khác nhau trong cùng cuộc họp, tùy thuộc vào gói G Suite mà bạn đăng ký:

• 100 thành viên trong gói Basic.
• 150 thành viên trên gói Business.
• 250 thành viên trên gói Enterprise.

Ngoài ra, trong gói Enterprise, người dùng có thể tiếp cận đến 100.000 người xem trực tiếp. Bên cạnh đó, người dùng G Suite có thể truy cập meet.google.com để bắt đầu cuộc họp hay đặt lịch họp, học online bằng Hangouts Chat hoặc Google Calendar.

2.Hangouts miễn phí.

Các cuộc họp video bằng Hangouts miễn phí giới hạn thời gian và số người  tham gia: tối đa 25 thành viên và chỉ có thể kéo dài cuộc gọi trong 1 giờ. Sau thời gian này, bạn cần phải tạo một phiên bản khác để tiếp tục sử dụng dịch vụ của phần mềm video call trực tuyến Meet.

II. Cách sử dụng Google Meet trong việc dạy và học trực tuyến.

Google Meet có sẵn cho người dùng G Suite trong các lĩnh vực giáo dục, kinh doanh,.... Nếu chỉ có tài khoản Gmail cá nhân thì bạn chỉ có thể tham gia vào cuộc gọi mà người khác tạo. Còn nếu là người dùng G Suite, bạn hoàn toàn có thể tạo lớp học để người khác vào tham gia.

Tuy nhiên, hiện nay, Google đang có chương trình miễn phí truy cập tính năng cao cấp của Google Meet trong mùa dịch Covid-19. Bạn có thể tìm tham khảo bài viết sau: Kích hoạt Google Hangouts Meeting miễn phí trên G Suite

Để bắt đầu cuộc gọi video bằng Google Meet, bạn có thể lựa chọn 2 cách:

• Bắt đầu cuộc họp video bằng Gmail
• Bắt đầu cuộc họp video bằng Meet

Lưu ý: Trước khi bắt đầu cuộc gọi, bạn cần:

• Đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập vào tài khoản G Suite.
• Kiểm tra các yêu cầu về hệ thống, mạng, trình duyệt, quyền truy cập, giới hạn người tham gia,...

III. Hướng dẫn chi tiết cách bắt đầu cuộc họp video từ Gmail.

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn.

Bước 2: Trong thanh bên trái (hoặc bên phải), chọn Start a meeting. 

Lưu ý: Nếu không thấy tùy chọn này thì bạn hãy liên hệ với quản trị viên G Suite.

Bước 3: Trong cửa sổ Meet, nhấn vào tùy chọn tham gia cuộc họp.

• Nếu tham gia trên máy tính, bạn có thể bật hoặc tắt webcam, audio rồi nhấn Join now.
• Nếu tham gia trên điện thoại để nghe âm thanh, bạn click vào Join and use a phone for audio và thực hiện theo lời nhắc trên màn hình. Với lựa chọn này, bạn có thể sử dụng máy tính để quay video.

Bước 4: Khi đang ở trong cuộc họp, bạn cũng có thể thêm người khác tham gia cùng bằng nhiều cách:

• Để chia sẻ mã cuộc họp, nhấp vào Copy joining info rồi gửi cho người mà bạn muốn thêm.
• Nếu muốn mời ai đó bằng cách gửi email thì bạn nhấp vào Add people, nhập tên hoặc địa chỉ email của người mà bạn muốn mời và nhấn chọn Send invite.
• Nếu muốn mời ai đó tham gia bằng điện thoại, bạn chỉ cần click vào Add people rồi click Call và nhập số điện thoại của người mà bạn muốn mời là xong.

III. Cách bắt đầu cuộc họp video từ Meet.

Bước 1: Truy cập vào Meet tại Google Meet (https://meet.google.com/)

Bước 2: Click vào tùy chọn Join or start a meeting.

Bước 3: Bạn có thể đặt tên cuộc họp nếu muốn.

Bước 4: Click vào Continue.

Bước 5: Nhấn chọn Join now.

Bước 6: Để thêm ai đó vào cuộc họp bạn thực hiện như sau:

• Click vào Copy joining info rồi dán gửi thông tin cho người mà bạn muốn thêm.
• Click vào Add people và chọn:
  • Trong mục Invite, chọn tên hoặc địa chỉ email của người mà bạn muốn mời rồi nhấn Send invite.
  • Trong mục Call, nhập số điện thoại của người mà bạn muốn thêm rồi bấm Call. 

Chẳng hạn, người A: Lấy liên kết chia sẻ với sinh viên. Người B: Lấy số điện thoại và họ có thể gọi để tham gia bằng cách chỉ gọi audio. Người C: Khi đã sẵn sàng bắt đầu cuộc gọi, nhấp “join now”.

Lưu ý:

Bạn có thể gửi link cuộc họp cho người không thuộc tổ chức này, cần ai đó trong tổ chức cấp quyền thì họ mới có thể tham gia vào cuộc họp.

Bạn chỉ cần nhấn vào “continue” để bắt đầu cuộc gọi. Trong trường hợp bạn đặt tên cho cuộc gọi thì thành viên trong nhóm sẽ không thể tham gia lại khi đã thoát ra.

IV. Cách tham gia vào cuộc gọi video trong Google Meet

1. Ai có thể tham gia vào cuộc gọi video Google Meet?

• Người tổ chức, người tạo cuộc họp (host).
• Người thuộc tổ chức (thành viên) của bạn, được thêm vào sự kiện trên Google Calendar và có tài khoản Google.
• Người không thuộc tổ chức nhưng được mời/cấp quyền tham gia cuộc họp.

2. Những ai cần yêu cầu để có thể tham gia vào cuộc gọi video?

• Người không được thêm vào sự kiện trong Google Lịch.
• Người chỉ tham gia từ web tức là không có tài khoản Google.
• Người không thuộc tổ chức của bạn nhưng đang sử dụng tài khoản G Suite for Education.

Lưu ý: Với 5 người đầu tiên tham gia cuộc họp, bạn sẽ nghe thấy âm thanh thông báo. Từ người thứ 6 trở đi, bạn sẽ không được thông báo bằng âm thanh mà thay vào đó là một thông báo trong cuộc họp. Những người mới tham gia cuộc gọi được tự động tắt tiếng.

Có nhiều cách để tham gia cuộc họp trong Google Meet. Bạn có thể tham gia các cuộc họp trực tuyến bằng một số cách dưới đây.

3. Tham gia cuộc họp video từ Gmail.

1. Vào tài khoản Gmail của bạn.
2. Trong thanh bên trái hoặc phải, click Join a meeting. Lưu ý: Nếu không thấy tùy chọn này, bạn hãy liên hệ với quản trị viên G Suite.
3. Nhập mã hoặc tên cuộc gọi video.
4. Click vào Join.

4. Tham gia cuộc họp video từ sự kiện trên Lịch.

1. Trong Google Calendar, nhấn vào sự kiện cuộc họp hay buổi học mà bạn muốn tham gia.
2. Nhấn chọn Join Hangouts Meet và một cửa sổ mở ra thì chọn Join Now.

5. Tham gia cuộc họp video từ Meet.

1. Truy cập web Google Meet.
2. Chọn một cuộc họp từ danh sách sự kiện đã được lên lịch.
3. Click nút Join now.

Nhập tên hoặc mã cuộc họp

1. Trong trang web Google Meet.
2. Click vào Join or start a meeting.
3. Nhập mã hoặc tên cuộc họp.
   • Mã cuộc họp là chuỗi ký tự nằm ở cuối link cuộc họp (không cần nhập dấu gạch ngang).
   • Bạn có thể tham gia bằng cách nhập tên cuộc họp.
4. Nhấn Continue rồi chọn Join now.

6. Tham gia cuộc họp video bằng link URL cuộc họp.

Nhấn vào đường link cuộc họp mà người tổ chức đã gửi cho bạn.

7. Tham gia cuộc họp video bằng cách sử dụng điện thoại.

Số điện thoại có thể được thêm vào các cuộc họp video trong trường hợp quản trị viên bật tính năng quay số. Nhưng nó cho phép bạn tham gia vào cuộc họp chỉ có âm thanh. Phí gọi thông thường cũng sẽ áp dụng. Tuy nhiên, tính năng này không được hỗ trợ tại Việt Nam.

• Nhập số điện thoại của bạn vào sự kiện trong Google Calendar hoặc lời mời cuộc họp. Tiếp đó nhập mã PIN và ấn #.
• Từ ứng dụng Meet hoặc Calendar, nhấn vào số điện thoại. Mã pin sẽ tự động đăng nhập.

Bật tắt tiếng cuộc họp trên điện thoại

• Bạn sẽ bi bị tắt tiếng nếu người trong cuộc họp tắt tiếng của bạn.
• Nhấn *6 để volume (âm lượng) về mức nhỏ nhất.

8. Tham gia cuộc họp video từ phòng họp Google.

Chọn một cuộc họp từ danh sách sự kiện đã lên lịch bằng thiết bị điều khiển từ xa hoặc bạn có thể nhập vào mã, tên cuộc họp.

9. Tham gia cuộc họp video từ hệ thống bên thứ 3.

Nếu người tổ chức cuộc họp cho phép, bạn có thể tham gia vào cuộc họp trong Google Meet bằng hệ thống truyền hình hội nghị của bên thứ 3. Lúc này quản trị viên G Suite cần bật tính năng tương tác.

1. Mở Calendar, vào sự kiện.
2. Chọn mục More joining options.
3. Nhấn chọn Third-party systems.
4. Làm theo hướng dẫn để kết nối với hệ thống bên thứ 3.

10. Tham gia cuộc họp video Meet khi không có tài khoản Google.

Lưu ý: Nếu bạn chưa đăng nhập vào tài khoản Google hoặc Gmail thì bạn không thể tham gia cuộc gọi video bằng điện thoại di động.

Tham gia bằng liên kết cuộc họp

1. Nhấp vào liên kết cuộc họp mà bạn được người tổ chức cung cấp.
2. Click vào Ask to join.
3. Khi bất kỳ thành viên nào trong cuộc họp cho phép, bạn sẽ được tham gia.

Tham gia từ Meet

1. Vào Google Meet.
2. Nhấn vào Use a meeting code.
3. Nhập mã cuộc họp và nhấn Continue.
4. Click vào Ask to join.
5. Khi bất kỳ thành viên nào trong cuộc họp cho phép, bạn sẽ được tham gia cuộc họp.

V. Các quyền trong cuộc gọi video của Google Meet.

Khi đang tham gia một lớp học online, bạn sẽ có khá nhiều lựa chọn như sau:

1. Người tham gia: Xem những ai đang trong cuộc gọi của bạn và thực hiện hành động.
2. Box chat: Gửi tin nhắn riêng cho nhau.
3. Chia sẻ màn hình (Present now): Bạn có thể chia sẻ màn hình hiển thị cho người tham gia thấy những thứ xuất hiện trên màn hình của bạn.
4. Ghi lại cuộc gọi (Record meeting): Ghi âm cuộc gọi để xem sau. Lưu ý: Đây là tính năng G Suite Enterprise. Nếu bạn đang sử dụng là tài khoản trường học thì sẽ không thấy tùy chọn này, bạn hãy yêu cầu quản trị viên Google bật nó lên.
5. Thay đổi bố cục (Change Layout): Sắp xếp cách để bạn nhìn thấy mọi người trong cuộc gọi.
   • Sidebar cho thấy hình ảnh một người lớn hơn và những người khác nhỏ dọc theo bên.
   • Spotlight cho phép bạn chọn một người để mọi người khác nhìn thấy toàn màn hình.
   • Tiled giúp bạn nhìn thấy nhiều người có cùng kích thước trên màn hình.
6. Toàn màn hình (Full screen): Hỗ trợ trò chuyện video toàn màn hình trên thiết bị.
7. Bật ghi chú (Turn on captions): Bật caption trực tiếp, phiên âm cuộc hội thoại thành text (văn bản, chữ) trong thời gian thực.
8. Cài đặt (Settings): Chọn máy ảnh, micro, độ phân giải mà bạn sử dụng. Gợi ý: Nếu kết nối Internet chậm, bạn hãy thay đổi độ phân giải gửi và nhận trong tab video ở mức chuẩn 360p.
9. Sử dụng điện thoại cho phần audio (Use a phone for audio): Giáo viên và học sinh dùng điện thoại để nghe cuộc gọi thay vì nghe qua mạng. Sử dụng Google Meet call hoặc hiển thị số điện thoại để bạn gọi.
10. Bật/tắt video.
11. Tắt và out khỏi cuộc gọi.
12. Tắt tiếng micro của bạn.
13. Chi tiết cuộc họp: Hiển thị tất cả thnhững ông tin bạn cần để cung cấp cho ai đó tham gia cuộc gọi. Nếu đã tạo cuộc gọi qua Google Lịch và thêm đính kèm thì chúng sẽ hiển thị ở đây.
14. Menu: Hiển thị danh sách lựa chọn từ mục số 4-9 mình nêu bên trên.

VI. Cách giơ tay phát biểu trong Google Meet.

Phần mềm Google Meet có một số tính năng tương tự như Raise Hand của Zoom. Để giơ tay phát biểu trong cuộc họp hoặc lớp học trực tuyến, bạn hãy thực hiện những bước sau:

1. Điều hướng xuống phía dưới màn hình app Google Meet.
2. Chạm vào biểu tượng bàn tay trên màn hình để giơ tay phát biểu.

Trên thiết bị Android và iOS, bạn phải chạm vào màn hình trước để mở thanh điều khiển bên dưới. Tiếp đó, chạm vào biểu tượng bàn tay.

Muốn ngừng giơ tay phát biểu trong Google Meet, bạn chỉ cần chạm lại biểu tượng bàn tay (nút Raise hand) đó một lần nữa. Ngoài ra, tuowgn tự như Zoom, người chủ trì cuộc gọi online có quyền tắt tính năng này của các thành viên. Nếu host làm thế, Google Meet cũng sẽ thông báo cho bạn.

Hiện nay, tính năng giơ tay phát biểuý kiến trên Google Meet có sẵn trên các phiên bản Google Workspace sau:

Essentials Business Standard Business Plus Enterprise Essentials Enterprise Standard Enterprise Plus Education Fundamentals Education Plus Education Standard Teaching and Learning Upgrade G Suite Business Nonprofits

Nếu không thấy tùy chọn này, bạn cần nâng cấp phiên bản Google Workplace. Tuy nhiên, nếu có thể, bạn hãy chuyển sang sử dụng Zoom bởi phần mềm hỗ trợ tính năng giơ tay phát biểu có sẵn trên mọi phiên bản.

VII. Host hành động với những người tham gia.

1. Ghim 1 người tham gia để những người còn lại trong cuộc gọi chỉ nhìn thấy người đó (Nếu không dùng tính năng này, Google Meet sẽ hiển thị bất kỳ ai đang nói chuyện).
2. Tắt tiếng của 1 người tham gia. Chỉ có giáo viên (người tạo cuộc họp) mới có quyền này.
3. Xóa một người tham gia. (Chỉ host mới có quyền xóa ai đó ra khỏi cuộc gọi).
4. Tiến hành bình chọn trên Google Meet

Tính năng mở bình chọn trên Google Meet có sẵn trong các phiên bản Google Workspace sau:

• Essentials
• Business Standard
• Business Plus
• Enterprise Essentials
• Enterprise Standard
• Enterprise Plus
• Education Plus
• Teaching and Learning Upgrade
• G Suite Business
• Nonprofits

Với vai trò ;là chủ cuộc họp, bạn có thể tạo cuộc thăm dò ý kiến để các thành viên bình chọn. Kết thúc cuộc họp, buổi học online, hệ thống tự động gửi cho bạn email báo cáo kết quả cuộc thăm dò ý kiến đó, bao gồm cả tên và câu trả lời tương ứng của người tham gia.

1. Để tạo một bình chọn trên Google Meet, bạn thực hiện như sau.

• Trong cuộc họp, ở góc bên phải phía trên cùng, click vào Activities => Polls.
• Click vào Start a poll.
• Nhập câu hỏi và thêm tùy chọn theo ý muốn của bạn cho cuộc thăm dò ý kiến.
• Thực hiện một trong 2 hành động sau:
  • Để đăng bài khảo sát ý kiến, bạn click vào Launch.
  • Để lưu bài khảo sát ý kiến (bạn có thể mở nó sau đó) thì click Save.

Chú ý: Bài khảo sát mà bạn tạo sẽ được lưu dưới dạng danh sách trong Polls khi thực hiện cuộc gọi video. Sau khi kết thúc cuộc gọi, toàn bộ cuộc khảo sát cũng sẽ bị xóa vĩnh viễn. Người chủ trì cuộc họp sẽ nhận được email báo cáo kết quả bình chọn khi kết thúc cuộc họp, buổi học đó.

2. Theo dõi người tham gia họp/học online trong Google Meet.

2.1. Điều kiện

• Hiện nay, tính năng theo dõi người tham vào cuộc họp, lớp học trực tuyến chỉ dành cho người dùng Business Plus, Workspace Essentials, Enterprise Essentials, Enterprise Plus và Enterprise Standard. Nó cũng có sẵn cho các giáo viên và học sinh được cấp phép G Suite Enterprise for Education.
• Báo cáo phát trực tuyến chỉ hỗ trợ trên tài khoản người dùng Workspace với quyền truy cập tính năng live stream. Live streaming hiện có trong các phiên bản G Suite Enterprise for Education, Enterprise Plus và Enterprise Standard.

2.2. Bật tính năng theo dõi người tham dự và báo cáo phát trực tiếp.

Hai tính năng này được mặc định kích hoạt. Chỉ quản trị viên mới có quyền bật/tắt chúng.

• Người dùng G Suite for Education sẽ tự động nhận được báo cáo người tham gia cho mọi cuộc họp online từ 5 người trở lên và báo cáo phát trực tiếp cho tất cả các sự kiện live stream.
• Người dùng Workspace đủ điều kiện khác có thể bật/tắt theo dõi người tham gia và báo cáo live stream trong một cuộc họp từ sự kiện Google Calendar.

Nếu bạn tắt những tính năng này trong các cuộc họp/ buổi học online theo định kỳ và sử dụng cùng một mã, cài đặt này sẽ được lưu cho phiên hoạt động kế tiếp. Nếu tắt những tính năng này trong buổi họp/học online 1 lần, phần mềm Google Meet sẽ tự động kích hoạt lại nó sau khi phiên họp/buổi học này kết thúc.

3. Bên trong một cuộc họp.

1. Ở bên dưới, click vào Menu.
2. Click mục Settings -> Host Controls.
3. Chọn bật hoặc tắt Attendance tracking.

4. Trên Google Calendar.

Tới Google Calendar và thực hiện một trong hai cách dưới đây:

1. Tạo sự kiện mới -> Click Add Google Meet video conferencing.
   1. Ở bên phải, click mục Change conference settings.
   2. Tích vào ô cạnh Attendance tracking, rồi nhấn chọn Save.
   3. Hoàn tất thiết lập sự kiện.
2. Click cuộc họp hiện tại -> Click Edit event.
   1. Trong chi tiết sự kiện, vào cài đặt Change conference.
   2. Tích vào ô cạnh Attendance tracking -> click Save.

5. Nhận báo cáo người tham dự và live stream.

Sau cuộc họp/ buổi học online trên GG Meet, host (người tổ chức) sẽ nhận được hai báo cáo sau qua email:

• Báo cáo người tham dự gồm: Tên, email, thời gian dự họp/ buổi học online của tất cả các thành viên.
• Báo cáo phát trực tuyến gồm:
  • Người thuyết trình và dẫn chương trình đã gọi trong cuộc họp.
  • Tổng số người xem trực tiếp và số lượng người xem thay đổi theo thời gian.

VIII. Lời kết.

Trên đây thủ thuật vn đã hướng dẫn các bạn cách sử dụng Google Meet học trực tuyến phục vụ cho học tập hay công việc. Chúc các bạn học tập tốt với Google Meet nhé.