Các file thuyết trình PowerPoint thường có rất nhiều hình ảnh, gif, video nhúng, biểu đồ,... và chúng thường chiếm nhiều không gian lưu trữ, làm chậm hiệu suất phát lại và không thể gửi được do vượt quá giới hạn kích thước cho phép. Hãy cùng mình theo dõi bài viết dưới để biết 11 cách giảm dung lượng file PowerPoint nhé!
Bài hướng dẫn được thực hiện trên Microsoft PowerPoint 2016, các phiên bản Microsoft PowerPoint 2010/2013/2019 có thể thực hiện tương tự.
11 cách giảm dung lượng file PowerPoint
1. Chuyển bản trình bày sang định dạng PPTX
Microsoft đã phát hành định dạng PPTX trong Office 2007. Phiên bản PPTX là một dạng file nén ZIP với công dụng nén tất cả nội dung chứa trong file thuyết trình. Do đó nếu bạn có file PPT dung lượng lớn và chuyển đổi nó sang file PPTX, bạn sẽ thấy kích thước file giảm đi đáng kể.
Hướng dẫn nhanh: File > Info > Convert > Đổi định dạng.
Bước 1: Mở file Powerpoint > Chọn tab File ở trên cùng bên trái.
Chọn tab File ở trên cùng bên trái
Bước 2: Chọn Info.
Chọn Info
Bước 3: Chọn Convert.
Chọn Convert
Bước 4: Đổi định dạng thành *.pptx > Chọn Save.
Chọn Save
2. Nén tất cả ảnh trong file PowerPoint
Hướng dẫn nhanh: File > Save As > Tools > Compress Picture.
Bước 1: Mở file Powerpoint > Chọn tab File ở trên cùng bên trái.
Chọn tab File ở trên cùng bên trái
Bước 2: Chọn Save as.
Chọn Save as
Bước 3: Chọn ổ đĩa bạn muốn lưu > Chọn Tools > Chọn Compress Pictures.
Chọn Compress Pictures
3. Chèn hình ảnh vào bài thay vì sao chép
Không thể phủ nhận việc sử dụng chức năng sao chép và dán (copy and paste) để chèn hình ảnh từ một nguồn khác vào bài thuyết trình PowerPoint sẽ tiện lợi hơn nhiều so với việc sử dụng tính năng chèn ảnh từ tập tin truyền thống.
Tuy nhiên, mặt trái của việc làm này là dung lượng tập tin sẽ bị tăng lên đáng kể. Lý do nằm ở chỗ, khi bạn sao chép và dán, PowerPoint sẽ chèn ảnh vào tập tin thuyết trình với định dạng BMP hoặc PNG (các định dạng file ảnh không nén / nén không mất dữ liệu). Do vậy, dung lượng của chúng chắc chắn sẽ lớn hơn rất nhiều so với định dạng file nén JPG.
Để đảm bảo hình ảnh của bạn được chèn đúng định dạng, bạn chọn Insert > Pictures > This Device.
Chèn đúng định dạng
4. Chỉnh sửa hình ảnh bằng công cụ trước khi chèn vào file
Khi bạn chèn hình ảnh vào PowerPoint, tốt nhất bạn nên kiểm tra kĩ để tránh phải chỉnh sửa thêm gì bên trong phần mềm thuyết trình này. Nếu cần sửa ảnh, tốt nhất bạn nên sử dụng một phần mềm chỉnh sửa ảnh chuyên biệt như Photoshop, Lightroom,... bởi vì khi bạn sử dụng PowerPoint để chỉnh sửa ảnh, phần mềm sẽ lưu trữ tất cả các thao tác chỉnh sửa của bạn vào tập tin thuyết trình. Chẳng hạn, khi bạn đổi một bức ảnh từ ảnh màu sang đen trắng, PowerPoint vẫn lưu trữ toàn bộ dữ liệu của bức ảnh màu gốc. Như vậy, tập tin PowerPoint của bạn sẽ bị "phình" to ra rất nhiều.
Nếu máy tính của bạn không có các phần mềm chỉnh sửa ảnh phụ trợ, hoặc vì một lý do nào đó bạn buộc phải sử dụng PowerPoint, đừng quên thiết lập để PowerPoint loại bỏ tất cả các dữ liệu thừa sau mỗi lần chỉnh sửa. Mặc dù thao tác này không giúp giảm được nhiều dung lượng tập tin như các phương pháp khác, song vẫn rất đáng để thử.
5. Dẫn liên kết thay vì chèn file, video có dung lượng cao vào bài
Hướng dẫn nhanh: Insert > Link > Chọn file muốn chèn > OK.
Thực tế, các file có nội dung đa phương tiện như video, file nhạc, các file doc, excel,... có dung lượng khá lớn. Nếu chèn vào PowerPoint sẽ khiến tệp nặng hơn. Chính vì vậy, bạn nên sử dụng các đường liên kết cho các file này thay vì chèn trực tiếp vào bài.
Bước 1: Chọn tab Insert > Chọn Link.
Chọn Link
Bước 2: Chọn file bạn muốn chèn > Chọn OK.
Chọn OK
6. Tắt tính năng AutoRecover
AutoRecover là một công cụ thiết yếu của Office giúp sao lưu tài liệu thường xuyên và cung cấp cho bản khôi phục trong trường hợp xảy ra sự cố mất điện, tắt máy đột ngột mà bạn chưa kịp lưu. Trong suốt quá trình làm việc tính năng này sẽ tự động lưu một số thông tin vào file và làm dung lượng của nó tăng lên.
Lưu ý: Bạn chỉ nên thực hiện cách này nếu thực sự cần thiết, chúng tôi không khuyến khích bạn tắt tính năng này.
Hướng dẫn nhanh: File > More > Options > Save > Bỏ dấu tick ở mục Save AutoRecover information every...minutes.
Bước 1: Mở file Powerpoint > Chọn tab File ở trên cùng bên trái.
Chọn tab File ở trên cùng bên trái
Bước 2: Chọn More > Chọn Options.
Chọn Options
Bước 3: Chọn Save > Bỏ dấu tick ở mục Save AutoRecover information every...minutes.
Bỏ dấu tick ở mục Save AutoRecover information every...minutes
7. Tắt chế độ nhúng font chữ
Một tính năng khác của PowerPoint cũng có thể làm tăng đáng kể kích thước bản trình chiếu là Embed fonts in the file. Trong một số trường hợp đặc biệt, tùy chọn này giúp giảm thiểu các lỗi khó chịu khi hiển thị bản trình chiếu trên máy của người đọc do máy bị thiếu hoặc lỗi font. Tuy nhiên trong phần lớn trường hợp và nếu bạn không có tiêu chuẩn quá cao, tắt tính năng này sẽ giúp giảm nhiều MB dung lượng tùy kích thước file.
Hướng dẫn nhanh: File > Options > Save > Bỏ dấu tick ở mục Embed fonts in the file.
Bước 1: Mở file Powerpoint > Chọn tab File ở trên cùng bên trái.
Chọn tab File ở trên cùng bên trái
Bước 2: Chọn More > Chọn Options.
Chọn Options
Bước 3: Chọn Save > Bỏ dấu tick ở mục Embed fonts in the file.
Bỏ dấu tick ở mục Embed fonts in the file
8. Tắt tùy chọn lưu ảnh thu nhỏ
Office đã cho phép người dùng lưu hình ảnh thu nhỏ của bài thuyết trình để có thể xem trước file khi tìm kiếm file trong File Explorer. Và tùy chọn này sẽ khiến file thuyết trình tăng dung lượng đáng kể. Chính vì thế, việc tắt tính năng này giúp file của bạn nhẹ đi rất nhiều.
Hướng dẫn nhanh: File > Info > Properties > Advanced Properties > Summary > Bỏ chọn Save preview picture.
Bước 1: Mở file Powerpoint > Chọn tab File ở trên cùng bên trái.
Chọn tab File ở trên cùng bên trái
Bước 2: Chọn Info.
Chọn Info
Bước 3: Chọn Properties > Chọn Advanced Properties.
Chọn Advanced Properties
Bước 4: Chọn Summary > Bỏ chọn Save preview picture > Chọn OK.
Chọn OK
9. Sao chép tất cả slide sang bản trình bày mới
Trong khi bạn đang tạo bản trình bày của mình, PowerPoint sẽ lưu những thứ khác nhau trong nền để giúp bạn giải quyết. Tuy nhiên, đây là những thông tin bạn không cần, do đó sao chép nội dung sang một bản trình bày mới có thể là giải pháp tốt cho vấn đề này.
Mặc dù cách này hơi rắc rối một chút vì bạn cần sao chép và dán từng trang slide sang bản trình bày mới, nhưng bản mới này sẽ không lưu bất cứ thông tin nền, thông tin AutoRecover hoặc phiên bản trước của file. Từ đó, bạn sẽ thấy sự thay đổi trong kích thước và có thể giảm đi đáng kể dung lượng file PowerPoint.
10. Xóa và ẩn thông tin cá nhân khỏi file PowerPoint
Microsoft Office sẽ lưu trữ thông tin cá nhân của bạn (như tên tác giả) và các thuộc tính ẩn trong bản trình bày. Các thông tin như vậy cũng sẽ chiếm dung lượng của file PowerPoint. Chính vì vậy, việc loại bỏ thông tin này có thể giúp bạn tiết kiệm một chút không gian.
Hướng dẫn nhanh: File > Info > Check for Issues > Inspect Document > Inspect > Trong Document Properties and Personal Information, chọn Remove All.
Bước 1: Mở file Powerpoint > Chọn tab File ở trên cùng bên trái.
Chọn tab File ở trên cùng bên trái
Bước 2: Chọn Info.
Chọn Info
Bước 3: Chọn Check for Issues > Chọn Inspect Document.
Chọn Inspect Document
Bước 4: Chọn Inspect.
Chọn Inspect
Bước 5: Trong Document Properties and Personal Information, chọn Remove All.
Chọn Remove All
11. Giải nén file PowerPoint
Như đề cập ở trên, file PPTX là file nén, vì thế nó nhỏ hơn file PPT cũ. Điều này có nghĩa là bạn có thể mở nó bằng công cụ như 7-Zip hoặc WinRar, trích xuất tất cả các file từ PPTX, thêm chúng vào lưu trữ nén, sau đó đổi tên file thành đuôi PPTX. Tuy nhiên, cách này khi sử dụng với file Word có thể làm hỏng tập tin và trên file PowerPoint nó chỉ giảm ít dung lượng. Do đó nếu thực hiện cách này, bạn nên sao lưu trước một bản copy để đề phòng sự cố xảy ra.
Hướng dẫn nhanh: Nhấn chuột phải vào file PowerPoint > Add to archive > Chọn định dạng file nén > OK.
Bước 1: Nhấn chuột phải vào file PowerPoint > Chọn Add to archive.
Chọn Add to archive
Bước 2: Chọn định dạng file nén > Chọn OK.
Chọn định dạng file nén
Trên đây là 11 cách giảm dung lượng file PowerPoint đơn giản,hy vọng sau khi tham khảo bài viết này bạn có thể biết cách thực hiện nó. Cám ơn các bạn đã theo dõi bài viết, hẹn gặp lại các bạn ở những bài viết tiếp theo.
