Outlook là gì. Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Outlook.

Tài khoản Microsoft Outlook là gì là thắc mắc của rất nhiều người khi bắt đầu vào môi trường doanh nghiệp. Outlook được biết đến là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của hệ thống Microsoft. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa thật sự hiểu rõ về những tính năng tuyệt vời của ứng dụng này. Qua bài viết này, chúng mình sẽ giúp bạn tìm hiểu tài khoản Microsoft Outlook là gì và cách sử dụng Outlook cực đơn giản.

I. Microsoft Outlook là gì? Tài khoản Outlook là gì?

Nếu bạn đang thắc mắc tài khoản Outlook là gì và cách sử dụng như thế nào thì thực tế, đây là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft. Trong công việc, Outlook thường được sử dụng với vai trò nhận, gửi, tổng hợp email. 

Tài khoản Microsoft Outlook là gì? Microsoft Outlook còn cung cấp nhiều tính năng hữu ích để quản lý thông tin cá nhân. Bao gồm email, quản lý công việc, danh bạ, lịch làm việc, ghi chú và duyệt web. Người dùng có thể sử dụng Outlook độc lập hoặc kết hợp với các ứng dụng khác để làm việc trong một tổ chức. Ví dụ, Outlook hỗ trợ gửi lịch biểu, chia sẻ hộp thư, trao đổi thư mục chung và lên lịch cuộc họp.

1. Ưu, nhược điểm của ứng dụng Microsoft Outlook là gì?

Microsoft Outlook là phần mềm mang lại nhiều lợi ích trong việc quản lý nên được nhiều người tin dùng. Bao gồm:

  • Tích hợp: Outlook tích hợp tốt với các ứng dụng và dịch vụ khác của Microsoft. Ví dụ như Microsoft Office, OneDrive, Teams, và SharePoint,... Giúp tạo ra một hệ sinh thái làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.
  • Tính linh hoạt: Outlook cung cấp nhiều tính năng linh hoạt cho việc quản lý email, lịch và công việc. Bạn có thể lập kế hoạch, quản lý danh bạ, và tạo nhiều loại ghi chú dễ dàng.
  • Bảo mật: Outlook có tính năng bảo mật cao như mã hóa email, lọc spam và phần mềm độc hại. Bên cạnh đó, ứng dụng này còn có tính năng xác thực hai yếu tố. Tính năng này nhằm để bảo vệ thông tin cá nhân và doanh nghiệp.

Bên cạnh những ưu điểm nổi trội thì ứng dụng này có một số nhược điểm tồn tại song song. Cụ thể như sau:

  • Giao diện phức tạp: Mặc dù Outlook cung cấp nhiều tính năng. Thế nhưng giao diện của nó có thể phức tạp và khó sử dụng cho một số người dùng.
  • Phụ thuộc vào Internet: Outlook yêu cầu kết nối Internet để hoạt động đầy đủ. Điều này có thể gây ra nhiều vấn đề nếu người dùng không có kết nối Internet ổn định.
  • Lỗi phần mềm: Một số người dùng có thể gặp phải vấn đề khi sử dụng Outlook. Ví dụ như việc gửi hoặc nhận email bị trễ hoặc gặp lỗi không mong muốn.

Ứng dụng Outlook là gì? Hỗ trợ những nền tảng nào?

Tài khoản Outlook đã được nâng cấp, cải tiến và hỗ trợ trên nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm:

  • Microsoft Windows: Outlook có phiên bản chính thức dành cho hệ điều hành Windows, từ Windows 7 trở lên. Do đó, bạn hoàn toàn có thể sử dụng Outlook trên các phiên bản Windows.
  • macOS: Microsoft cung cấp phiên bản Outlook cho hệ điều hành macOS. Để người dùng Mac có thể truy cập và quản lý email, lịch và nhiều tính năng khác nhau.
  • iOS: Outlook có ứng dụng dành cho các thiết bị chạy iOS như iPhone và iPad. Việc này giúp người dùng có thể sử dụng Outlook trên các thiết bị di động của Apple.
  • Android: Microsoft cũng cung cấp phiên bản Outlook cho hệ điều hành Android. Ứng dụng cho phép người dùng sử dụng Outlook trên các thiết bị Android như điện thoại thông minh và máy tính bảng.
  • Website: Nền tảng này còn cho phép người dùng truy cập vào tài khoản Outlook và sử dụng Email, lịch, và các tính năng khác.

Do đó, ứng dụng Outlook có sẵn trên các nền tảng phổ biến như Windows, macOS, iOS và Android,... Giúp người dùng dễ dàng truy cập và quản lý email và lịch trên nhiều thiết bị khác nhau.

Outlook là gì? Cách cài đặt và sử dụng Outlook cho người mới

Bên cạnh thắc mắc tài khoản Outlook là gì, bạn cũng nên tìm hiểu thông tin về cách cài đặt Outlook. Cụ thể, bạn có thể lựa chọn một trong những cách tải xuống cho ứng dụng này như sau:

2. Cách tải Outlook về máy tính Windows

Outlook là một trong những ứng dụng quản lý Email và lịch biểu phổ biến cho người dùng máy tính. Với giao diện thân thiện và tính năng nổi trội, ứng dụng này sẽ giúp bạn quản lý email, lịch biểu và liên hệ dễ dàng và hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn cách tải Outlook về máy tính Windows:

Bước 1:  Đầu tiên, bạn mở trình duyệt web và truy cập vào trang chính thức của Microsoft Office Outlook

Bước 2: Tại trang chính, bạn sẽ thấy nhiều gói sản phẩm của Office. Chọn gói sản phẩm mà bạn muốn mua hoặc gói dùng thử. 

Bước 3: Để tiến hành mua hoặc tải bản dùng thử, bạn cần đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của mình. Nếu bạn chưa có tài khoản, bạn hãy tạo một tài khoản mới.

Bước 4: Sau khi mua, bạn nhấp vào nút Tải xuống để tải gói cài đặt về máy tính của bạn. 

Bước 5: Mở tệp đã tải về, chạy file Setup.exe.

Bước 6: Sau khi cài đặt xong, mở Microsoft Outlook từ menu Start hoặc màn hình chính của Windows. Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft và bắt đầu trải nghiệm những tính năng tuyệt vời của Outlook.

Với giao diện thân thiện và tính năng đa dạng, phần mềm Outlook chắc chắn sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

3. Cách tải Outlook về macOS

Cách tải Outlook về máy tính Windows và MacBook là tương tự nhau. Sự khác biệt duy nhất là các tệp tin tải về từ trang chủ Microsoft có thể có định dạng khác nhau. Vì thế, bạn có thể xem hướng dẫn tải Outlook về Windows và làm tương tự cho macOS nhé!

Dù bạn là người dùng macOS hay Windows, Microsoft đều cung cấp phiên bản Outlook tương thích với hệ điều hành trên máy tính của bạn.

4. Cách tạo và đăng nhập vào tài khoản Outlook

Đầu tiên, các bạn có thể tiến hành cài đặt mua hoặc sử dụng bản miễn phí dùng thử tại link: https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/outlook/email-and-calendar-software-microsoft-outlook 

Tiếp theo, bạn cần phải đăng ký tài khoản mail Outlook do chính Microsoft cung cấp với các bước như sau: 

Bước 1: Truy cập vào trang web của Outlook tại link: https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/outlook/email-and-calendar-software-microsoft-outlook

Bước 2: Để đăng ký tài khoản Outlook, bạn nhấn vào Tạo tài khoản miễn phí.

Bước 3: Tiếp theo, bạn nhập địa chỉ Email rồi nhấn Tiếp theo.

Bước 4: Sau đó, bạn tạo mật khẩu và nhấn Tiếp theo.

Bước 5: Điền họ tên của bạn rồi nhấn Tiếp theo.

Bước 6: Bạn chọn quốc gia đang sinh sống và điền ngày tháng năm sinh rồi bấm chọn Tiếp theo.

Bước 7: Cuối cùng, bạn xác thực thông tin từ mã Captcha là hoàn thành.

Bước 8: Chọn phiên bản Outlook muốn sử dụng và tải về máy.

Cá nhân: 

  • Bản miễn phí sẽ bị giới hạn một số tính năng cao cấp.
  • Bản nâng cấp với mức giá 1.499.000 VNĐ/năm sẽ cho bạn nhiều tính năng cao cấp. Ví dụ như bảo vệ chống mã độc tống tiền OneDrive, tên miền riêng, không có quảng cáo, tự động bảo vệ khỏi những liên kết không an toàn,...

Gia đình và doanh nghiệp:

  • Với gia đình 2 - 6 người: Bạn có thể dùng Outlook với nhiều tính năng cao cấp. Ví dụ như mã hóa thư, bảo vệ mã độc tống tiền OneDrive, không quảng cáo, tên miền riêng,... với giá 1.999.000 VNĐ/năm.
  • Với doanh nghiệp: Rất nhiều gói Outlook dành cho doanh nghiệp để bạn có thể lựa chọn. Tham khảo hình bên dưới nhé:

Như vậy, bạn đã có thể tạo tài khoản và đăng nhập Outlook thành công rồi đấy! 

5. Cách tải và đăng nhập Outlook trên điện thoại

Bạn cũng có thể đăng nhập Outlook trên cả Smartphone của mình. Cách đăng tài và đăng nhập Outlook cũng rất đơn giản, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Cài đặt App Outlook

Để bắt đầu quá trình đăng nhập vào Outlook, bạn phải cài đặt ứng dụng Outlook trên thiết bị di động. Nếu sử dụng iPhone, bạn có thể tìm ứng dụng tại App Store. Còn nếu Android, hãy tìm ứng dụng tại Google Play.

Bước 2: Khởi động Outlook

Sau khi cài đặt và tải về thành công, bạn hãy tìm và khởi chạy app Outlook.

Bước 3: Đăng nhập

Khi ứng dụng khởi chạy, bạn sẽ thấy giao diện như hình dưới đây. Lúc này, bạn hãy nhấn vào Get Started để bắt đầu đăng nhập.

Bước 4: Nhập email cần kết nối

Sau khi nhấn Get Started, màn hình mới sẽ xuất hiện. Hãy nhập email liên kết với tài khoản Office 365 của bạn. Sau đó nhấn Add Account để đăng nhập Outlook trên điện thoại.

Bước 5: Nhập mật khẩu

Bước này bạn nhập mật khẩu của địa chỉ email mà bạn vừa nhập.

Bước 6: Gõ mã 2FA (nếu có)

Nếu tổ chức đã kích hoạt chức năng xác thực hai yếu tố (2FA) cho Office 365, hãy xác minh bằng phương pháp 2FA đã chọn. Điều này có thể bao gồm việc nhập mã tin nhắn văn bản, cuộc gọi điện thoại, hoặc ứng dụng xác thực. 

Sau khi nhập mã 2FA, bạn hãy nhấn Verify. Ngược lại, nếu tổ chức chưa kích hoạt 2FA, bạn sẽ đăng nhập ngay sau khi nhập mật khẩu và nhấn Sign in.

Bước 7: Xác minh Email

Sau khi đăng nhập, Outlook sẽ tự động đồng bộ Email là bạn đã đăng nhập thành công rồi đấy!

Trong quá trình này, hãy chắc chắn tất cả email đều được hiển thị đúng và đầy đủ trên ứng dụng. Nếu có vấn đề, hãy kiểm tra lại cài đặt đồng bộ hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật.

Outlook là gì và cách sử dụng dễ dàng

Để sử dụng Outlook, bạn có thể dễ dàng thực hiện theo hướng dẫn sau đây. Mặc dù có nhiều phiên bản mới, thế nhưng cách sử dụng vẫn giữ nguyên, rất đơn giản và tiện lợi.

Tạo 1 Email mới cho mình

Để tại 1 Email mới cho mình, bạn thực hiện như sau: 

Bước 1: Trên thanh công cụ ở mục Home, bạn chọn Thư Mới. Outlook sẽ mở ra cửa sổ mới để bạn bắt đầu viết thư.

Bước 2: Trong cửa sổ mới, nhập tên hoặc địa chỉ email của người nhận vào mục Tới. Nếu bạn muốn gửi cho nhiều người, có thể nhấn chọn “Cc” hoặc “Bcc”.

Bước 3: Tiếp theo, nhập chủ đề của thư trong mục Chủ đề. Điều này giúp người nhận hiểu rõ hơn về nội dung chính của thư.

Bước 4: Bắt đầu viết nội dung thư Email trong phần được chỉ định. Bạn có thể sử dụng công cụ định dạng văn bản để làm cho thư trở nên dễ đọc.

Bước 5: Trước khi gửi, hãy kiểm tra tất cả các thông tin bạn vừa nhập. Đảm bảo đúng chính tả hoặc thông tin không chính xác. Sau đó, nhấn Gửi để hoàn tất quá trình tạo và gửi 1 Email.

Như vậy để tạo 1 Email trên Outlook không quá khó, bạn có thể thực hiện dễ dàng.

Trả lời hoặc chuyển tiếp mail

Khi bạn nhận được một email và muốn trả lời hoặc chuyển tiếp, hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Trong hộp thư đến, chọn email mà bạn muốn trả lời. Ở góc trên cùng bên phải, bạn sẽ thấy 3 tùy chọn: “Trả lời,” “Trả lời tất cả,” và “Chuyển tiếp.”

 

Bước 2: Nếu bạn muốn trả lời email này, hãy chọn Trả lời. Nếu muốn chuyển tiếp thì bạn chọn Chuyển tiếp.

Hệ thống sẽ tự động bao gồm email gốc, nhưng bạn cũng có thể thay đổi cài đặt để hiển thị lịch sử thư nếu cần.

Lên lịch cho cuộc họp trên Outlook

Bạn còn có thể vào mục Lịch để chọn tạo cho mình một lịch trình Cuộc họp mới nhanh chóng. Để tổ chức một cuộc họp hiệu quả trong Outlook, bạn hãy thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Đầu tiên, bạn mở Outlook và chọn Lịch trên thanh công cụ. Sau đó, bạn chọn Sự kiện mới.

Bước 2: Trong danh sách lựa chọn, nhấn chọn Meeting (Cuộc họp). Sau đó, tiếp tục chọn New Meeting (Cuộc họp mới).

Bước 3: Thêm người tham dự vào Meeting bằng cách sử dụng một trong hai cách sau:

  • Thêm người tham dự vào khung To của mục Meeting Request.
  • Sử dụng Scheduling Assistant để xem lịch trình của người tham dự trước khi thêm họ vào cuộc họp.

Bước 4: Bổ sung thông tin chi tiết như chủ đề cuộc họp, thời gian bắt đầu, kết thúc, và các thông tin khác liên quan.

Bước 5: Khi bạn đã hoàn thành mọi thứ, nhấn Lưu để lưu lại cuộc họp.

Như vậy, bạn đã có thể lên lịch cho 1 cuộc họp chuyên nghiệp trên nền tảng Outlook rồi đấy!

So sánh Outlook và Gmail khác nhau như thế nào?

Outlook và Gmail là hai nền tảng email phổ biến, mỗi cái đều có những ưu điểm và đặc điểm riêng. Dưới đây là một số điểm khác biệt giữa chúng:

 GmailOutlook
Giao diện Gmail có giao diện đơn giản và dễ sử dụng. Outlook có giao diện chuyên nghiệp với nhiều tính năng hơn.
Tích hợpGmail tích hợp tốt với các dịch vụ Google như Google Drive, Google Calendar và Google Meet. Outlook tích hợp sâu với các ứng dụng Microsoft Office như Word, Excel và Teams. 
Tính năng bổ sungGmail cũng cung cấp các tính năng như phân loại tự động email (của hộp thư đến), dịch vụ lưu trữ trực tuyến và công cụ tìm kiếm mạnh mẽOutlook cung cấp các tính năng như lập lịch tự động, quản lý công việc tích hợp, và tính năng bảo mật mạnh mẽ
Bảo mậtBảo mật cao như xác thực hai yếu tố, mã hóa end-to-end và phát hiện email gian lận. Bảo mật mạnh mẽ hơn. Bởi Outlook thường kết nối với các doanh nghiệp lớn, nên có thể tính năng bảo mật nâng cao hơn. Điều này để đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp.
Lưu trữ15GB15GB

Tóm lại, lựa chọn giữa Gmail và Outlook thường phụ thuộc vào nhu cầu và sở thích của bạn. Bên cạnh đó, là mức độ sử dụng của bạn với các dịch vụ khác của Google hoặc Microsoft.

Giải đáp thắc mắc về Microsoft Outlook là gì?

Cuối cùng, hãy cùng chúng mình giải đáp một số thắc mắc cho người dùng mới về Outlook là gì dưới đây.

Có dùng được Gmail trong Outlook không?

Hiện tại với phiên bản mới nhất Outlook for Microsoft 365, bạn đã có thể thêm được tài khoản Gmail vào trong Outlook. Điều này giúp để cho người dùng sử dụng dễ dàng và thuận tiện hơn. 

Phiên bản phần mềm Microsoft Outlook mới nhất hiện nay là gì?

Tính đến tháng 11 năm 2023, phiên bản phần mềm Outlook mới nhất là Outlook 2021 hoặc Outlook 365. Việc này còn tùy thuộc vào từng loại cài đặt mà bạn sử dụng.

Ai nên sử dụng ứng dụng Microsoft Outlook?

Microsoft Outlook là gì và ai nên biết cách sử dụng? Đây là một ứng dụng email mạnh mẽ có thể phù hợp với nhiều loại người dùng. Bao gồm:

  • Doanh nghiệp và tổ chức: Outlook được tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng Microsoft Office. Ví dụ như Word, Excel và Teams,... Giúp các tổ chức quản lý email, lịch trình, công việc và giao tiếp nội bộ hiệu quả.
  • Người dùng cá nhân: Đối với những người dùng cá nhân cũng có thể tận dụng các tính năng của Outlook. Ví dụ như lập lịch, quản lý email và tích hợp với các dịch vụ khác như OneDrive và Skype.
  • Người dùng chuyên nghiệp và nhân viên văn phòng: Outlook cung cấp nhiều tính năng hữu ích như tạo lịch tự động, quản lý công việc… Đặc biệt là tính năng bảo mật mạnh mẽ. 
  • Sinh viên và học sinh: Sinh viên và học sinh có thể sử dụng Outlook trong quá trình học tập. Ví dụ như theo dõi lịch học, gửi email, và tổ chức công việc học tập.

Tóm lại, Microsoft Outlook phù hợp với nhiều loại người dùng. Từ doanh nghiệp đến cá nhân, từ nhân viên văn phòng đến người dùng cần tính bảo mật cao và tính linh hoạt.

Kết luận

Vậy là bài viết trên đã giải đáp tài khoản Outlook là gì cũng như cách cài đặt và sử dụng Outlook. Hy vọng những thông tin hữu ích này sẽ giúp bạn sử dụng Outlook tốt hơn. Thanks!

Tham khảo thêm

Bình luận

Có Thể Bạn Quan Tâm ?