Nếu mới tiếp xúc với hàm VLOOKUP trong Excel chắc hẳn chúng ta sẽ ghét VLOOKUP lắm phải không nào bởi vì độ khó của nó. Thế nhưng dần dần chúng ta sẽ lại yêu VLOOKUP ngay thôi. Đúng vậy dù yêu hay ghét thì tôi và bạn đều không không thể phủ nhận VLOOKUP tồn tại ở khắp mọi nơi trong Excel. Khi muốn lấy được thông tin từ một bảng, chúng ta thường nghĩ ngay đến hàm VLOOKUP vì khả năng tự động tìm và lấy thông tin của VLOOKUP từ một bảng của nó. Và trên hết nếu nắm vững được kiến thức thì VLOOKUP là một hàm dễ sử dụng.
Như đã nói ở trên mới bắt đầu VLOOKUP hơi khó tiếp cận vì vậy bài viết này nhằm mục đích đem đến cho các bạn cách làm chủ và sử dụng thành thạo VLOOKUP, đồng thời cũng cung cấp thêm nhiều thủ thuật khác trong việc sử dụng VLOOKUP của các bạn thêm phong phú, tạo điều kiện thuận lợi cho công việc và phát triển nghề nghiệp của bạn trong tương lai. Nào hãy bắt đầu tìm hiểu 22 điều thú vị về hàm VLOOKUP trong Excel có thể bạn chưa biết ngay dưới đây nhé.
1. Hàm VLOOKUP hoạt động như thế nào?
VLOOKUP là một hàm dùng để tra cứu và truy xuất dữ liệu trong một bảng. Chữ "V" trong VLOOKUP chính là viết tắt của chữ "Vertical" (Vertical có nghĩa là "chiều dọc"). Điều đó cũng được hiểu là các dữ liệu trong bảng phải được sắp xếp theo chiều dọc phù hợp với dữ liệu trong các dòng. Nghĩa là nếu bảng tính của các bạn có cấu trúc tốt, với dữ liệu được sắp xếp theo chiều dọc, và cột bên trái bạn sử dụng để tra cứu phải phù hợp với dòng, bạn có thể có thể sử dụng VLOOKUP.
VLOOKUP đòi hỏi các bảng cần tạo sao cho giá trị tra cứu xuất hiện ở cột bên trái ngoài cùng. Kết quả trả về sẽ xuất hiện ở bất kỳ cột bên phải. Khi chúng ta sử dụng VLOOKUP cần tưởng tượng rằng mỗi cột trong bảng tham chiếu được đánh số, bắt đầu từ bên trái. Để có được một giá trị từ một cột cụ thể, đơn giản chúng ta chỉ cần cung cấp chỉ số cột tương ứng, gọi là "chỉ số cột". Giả sử, bạn muốn tìm kiếm các địa chỉ email như dưới đây vì vậy bạn sử dụng số 4 cho chỉ số cột:
Nhìn vào bảng trên, Mã NV được đặt ở cột ngoài cùng bên trái, và các địa chỉ email trong cột 4 bên phải. Để sử dụng VLOOKUP, bạn cần có 4 đối số : - Giá trị bạn dùng để tra cứu - giá trị tra cứu (lookup_value) - Bảng để dò tìm, được tạo nên từ vùng tham chiếu - bảng dò tìm (table_array) - Số thứ tự của các cột (column_index) - Kiểu tìm kiếm : TRUE (hoặc 1) là tương đối, FALSE (hoặc 0) là chính xác (range_lookup)
2. VLOOKUP chỉ nhìn bên phải
Dù VLOOKUP có tốt đến đâu thì nó vẫn có hạn chế của nó đó là nó chỉ có thể nhìn về bên phải để lấy dữ liệu. Điều này cũng đồng nghĩa rằng VLOOKUP chỉ có thể lấy dữ liệu từ cột bên phải tính từ vị trí cột đầu tiên trong bảng. Khi giá trị tra cứu xuất hiện ở cột bên trái VLOOKUP không thể tra cứu được và lúc đó chúng ta sẽ phải cung cấp một bảng nhỏ hơn để VLOOKUP bắt đầu với cột tra cứu.
Lúc này chúng ta có thể khắc phục hạn chế này bằng cách sử dụng hàm INDEX kết hợp hàm MATCH thay vì hàm VLOOKUP.
3. VLOOKUP luôn luôn khớp với kết quả ứng đầu tiên
Bạn cũng cần để ý rằng nếu cột tra cứu của bạn có chứa giá trị trùng lặp, VLOOKUP sẽ chỉ khớp và trả về kết quả cho giá trị đầu tiên.
Hãy theo dõi ví dụ dưới đây, cột Tên là cột chứa các giá trị cần tra cứu.. Chúng ta sử dụng hàm VLOOKUP sử dụng để tra cứu Bộ phận. Mặc dù có hai người tên "Khanh" trong danh sách thế nhưng VLOOKUP chỉ trả về kết quả cho người đầu tiên
4. VLOOKUP không phân biệt chữ hoa hay chữ thường
Khi tìm kiếm một giá trị trong bảng VLOOKUP sẽ không phân biệt chữ hoa và chữ thường. Đối với VLOOKUP, mã sản phẩm là "sqrt" hay "SQRT" là như nhau.
Xét lại ví dụ trên, giả sử bạn đang tìm kiếm chữ hoa "KHANH" nhưng VLOOKUP ko phân biệt chữ hoa thường nên sẽ trả về kết quả trùng khớp đầu tiên là khanh vì đó là kết quả đầu tiên mà nó tìm thấy và do đó vẫn trả về bộ phận Kế Toán
5. VLOOKUP có hai kiểu tìm kiếm VLOOKUP
Có hai kiểu tìm kiếm trong VLOOKUP
- tìm kiếm chính xác
- và tìm kiếm tương đối.
Trong hầu hết các trường hợp chúng ta thường sử dụng VLOOKUP để tìm kiếm chính xác. Chúng ta sử dụng tìm kiếm chính xác khi bạn muốn tra cứu thông tin dựa trên từ khóa của một số loại, ví dụ, thông tin sản phẩm dựa trên một mã sản phẩm, dữ liệu nhân viên dựa trên mã nhân viên hoặc dữ liệu về sách dựa trên mã sách.
Ví dụ ở trên chúng ta sử dụng công thức trong ô H6 để tra cứu Năm phát hành bằng cách tìm kiếm chính xác của tiêu đề sách: =VLOOKUP(H4,B5:E14,2,FALSE) trong đó, FALSE là tìm kiếm chính xác.
Tuy nhiên đôi lúc chúng ta cũng muốn sử dụng kiểu tìm kiếm tương đối trong trường hợp không tìm kiếm một kết quả chính xác, mà là tìm kiếm kết quả phù hợp. Trong những trường hợp tìm kiếm tương đối này rất có thể bạn sẽ không có được kết quả tra cứu chính xác trong bảng. Thay vào đó, VLOOKUP sẽ giúp chúng ta thu được sự kết quả tốt nhất cho một giá trị tra cứu nhất định. Ví dụ, dưới đây tra cứu tỷ lệ hoa hồng dựa trên lượng bán hàng hàng tháng.
Công thức trong ô D5 =VLOOKUP(C5,$G$5:$H$11,2,TRUE) dùng để thực hiện tìm kiếm tương đối cho tỷ lệ hoa hồng trong đó TRUE là tìm kiếm tương đối.
6. Lưu ý : mặc định là VLOOKUP sử dụng kiểu tìm kiếm tương đối
Chúng ta có thể sử dụng kiểu tìm kiếm tương đối hay chính xác trong VLOOKUP bằng việc chỉ định giá trị tham số thứ 4, tham số thứ 4 này được gọi là "kiểu tìm kiếu". Muốn tìm kiếm chính xác, gõ FALSE hoặc 0, tương đối, gõ TRUE hoặc 1:
- =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,TRUE) - tìm kiếm tương đối.
- =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,FALSE) - tìm kiếm chính xác.
và điều bạn cần lưu ý đó là tham số thứ 4, range_lookup mặc định là TRUE, có nghĩa là VLOOKUP sẽ thực hiện tìm kiếm tương đối theo mặc định.
Khi thực hiện tìm kiếm tương đối, VLOOKUP sẽ giả định bảng tính được sắp xếp từ nhỏ đến lớn và bắt đầu tìm kiếm nhị phân. Trong quá trình tìm kiếm nhị phân, nếu VLOOKUP tìm thấy một giá trị chính xác, nó sẽ trả về một kết quả từ dòng đó. Tuy nhiên, nếu VLOOKUP gặp một giá trị lớn hơn giá trị tra cứu, nó sẽ trả về một kết quả từ các dòng trước đó. Điều này rất nguy hiểm vì nhiều người vô tình bỏ quên VLOOKUP trong chế độ mặc định của nó, và kết quả bị trả về sẽ là một kết quả không chính xác khi bảng tính chưa được sắp xếp.
Để tránh vấn đề này, bắt buộc bạn phải gõ FALSE hoặc 0 ở vị trí tham số thứ 4 khi bạn muốn tìm kiếm chính xác.
7. Bạn có thể buộc VLOOKUP tìm kiếm chính xác
Muốn buộc VLOOKUP tìm kiếm chính xác, hãy chắc rằng tham số thứ 4 (range_lookup) là FALSE hoặc 0.
2 công thức sau là tương đương:
- =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,FALSE)
- =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,0)
Trong kiểu tìm kiếm chính xác, nếu VLOOKUP không tìm thấy kết quả chính xác, nó sẽ trả về lỗi #N/A trong VLOOKUP. Đây là 1 dấu hiệu cho biết kết quả không được tìm thấy trong bảng.
8. Bạn có thể yêu cầu VLOOKUP tìm kiếm tương đối
Như đã nói ở trên mặc định VLOOKUP tìm kiếm tương đối vì vậy muốn sử dụng VLOOKUP tìm kiếm tương đối đơn giản chúng ta chỉ cần bỏ qua tham số thứ 4 (range_lookup), hoặc gõ TRUE hay 1. Do đó 3 công thức sau là tương đương:
- =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num)
- =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,TRUE)
- =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,1)
Lời khuyên hữu ích dành cho bạn, hãy luôn luôn gõ tham số range_lookup một cách rõ ràng, mặc dù VLOOKUP không yêu cầu. Bằng cách này, chúng ta sẽ luôn có một lời nhắc nhở trực quan cho kiểu tìm kiếm mình mong đợi.
9. Đối với tìm kiếm tương đối, dữ liệu phải được sắp xếp
Nếu bạn muốn sử dụng VLOOKUP để tìm kiếm tương đối, phải chắc chắn dữ liệu của bạn đã dươdcj sắp xếp từ nhỏ đến lớn theo giá trị tra cứu. Nếu không, kết quả bạn nhận được từ hàm VLOOKUP sẽ không chính xác. Cũng lưu ý rằng đôi khi dữ liệu dạng Text trông có vẻ như đã được sắp xếp, mặc dù không phải thế.
10. VLOOKUP có thể hợp nhất dữ liệu trong các bảng tính khác nhau
Trường hợp khá phổ biến trong sử dụng hàm VLOOKUP đó là việc hợp nhất dữ liệu từ 2 hoặc nhiều bảng tính khác nhau. Ví dụ dưới đây bạn có dữ liệu Đặt hàng trong 1 bảng, và dữ liệu khách hàng trong 1 bảng khác. Và bạn muốn mang dữ liệu khách hàng vào bảng tổng hợp đơn đặt hàng để phân tích.
Dễ dàng nhận thấy Mã khách hàng tồn tại trong cả hai bảng vì vậy bạn có thể sử dụng giá trị này để kéo vào bảng dữ liệu bạn muốn với VLOOKUP. Chỉ cần thiết lập VLOOKUP để sử dụng giá trị Mã khách hàng trong bảng 1, và dữ liệu trong bảng 2, với chỉ số cột cần thiết. Chúng ta cần sử dụng hai công thức VLOOKUP 1 công thức để kéo tên khách hàng, và 1 để kéo tình trạng khách hàng vào bảng 1.
Lời kết.
Mình tạm kết phần 1 của bài viết 22 điều thú vị về hàm VLOOKUP trong Excel có thể bạn chưa biết tại đây nhé. Hẹn các bạn ở phần 2. Chúc các bạn vui vẻ :D
