Giả sử trong Excel bạn muốn tô màu các ô theo điều kiện bạn dề ra để dễ dàng quan sát và lọc hơn thì làm thế nào? Rất đơn giản bạn chỉ cần sử dụng định dạng có điều kiện (Conditional Formatting). Nếu bạn chưa biết cách sử dụng định dạng có điều kiện để tô màu trong excel theo điều kiện theo ý muốn thì hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé. Định dạng có điều kiện trong Excel sẽ cung cấp một cách để trực quan hóa dữ liệu và làm cho bảng tính dễ hiểu hơn.
I. Định dạng có điều kiện là gì?
Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) là tính năng của Excel cho phép bạn tự động áp dụng định dạng chẳng hạn như màu sắc (color), biểu tượng (icons) và thanh dữ liệu (data bars) cho một hoặc nhiều ô dựa trên giá trị ô. Để làm điều này, trước tiên chúng ta sẽ cần tạo quy tắc định dạng có điều kiện.
Ví dụ dưới đây sẽ tô màu đỏ nếu giá trị của ô nhỏ hơn $ 20000
II. Cách tạo quy tắc định dạng có điều kiện:
Khi muốn tô màu các ô trong Excel theo điều kiện mong muốn các bạn làm như sau:
Bước 1: Chọn các ô mong muốn cho quy tắc định dạng có điều kiện.
Bước 2: Từ tab Home, bạn bấm vào lệnh Conditional Formatting. Một menu thả xuống sẽ xuất hiện.
Di chuột qua kiểu định dạng có điều kiện mong muốn, sau đó chọn quy tắc mong muốn từ menu xuất hiện. Trong ví dụ này mình muốn đánh dấu các ô lớn hơn $ 20000 vì thế mình chọn Greater than ( lớn hơn)
Bước 3: Điền giá trị so sánh là 20000 vào ô trống.
Sau đó chọn một kiểu định dạng từ menu thả xuống Green Fill with Dark Green Text (Tô màu xanh lá cây với Văn bản màu xanh lá cây đậm) sau đó nhấp vào OK.
Điều tuyệt vời là bạn có thể áp dụng nhiều quy tắc định dạng có điều kiện cho một phạm vi ô hoặc trang tính, cho phép bạn trực quan hóa các xu hướng và mẫu khác nhau trong dữ liệu của mình.
III. Cài đặt trước định dạng có điều kiện
Trong Excel có một số kiểu được xác định trước hoặc kiểu đặt trước các bạn có thể sử dụng để nhanh chóng áp dụng định dạng có điều kiện cho dữ liệu của mình. Chúng được nhóm thành ba loại:
Data Bars (Thanh dữ liệu): là các thanh ngang được thêm vào mỗi ô, giống như một biểu đồ thanh.
Color Scales (Thang màu) thay đổi màu của mỗi ô dựa trên giá trị của nó. Mỗi thang màu sử dụng một thanh trượt hai hoặc ba màu. Ví dụ: trong thang màu Green-Yellow-Red (Xanh lục-Vàng-Đỏ), các giá trị cao nhất là màu Green (xanh lá cây), các giá trị trung bình là yellow (màu vàng) các giá trị thấp nhất là Red (màu đỏ)
Icon Sets (Biểu tượng) Thêm một biểu tượng cụ thể vào từng ô dựa trên giá trị của nó.
IV. Cách tô màu theo điều kiện đặt trước:
Bước 1: Chọn các ô mong muốn cho quy tắc định dạng có điều kiện.
Bước 2: Trên thanh Menu bấm vào lệnh Conditional Formatting (Định dạng có Điều kiện). Một menu thả xuống sẽ xuất hiện.
Di chuột qua giá trị đặt trước mong muốn, sau đó chọn kiểu đặt sẵn từ menu xuất hiện.
Bước 3: Định dạng có điều kiện sẽ được áp dụng cho các ô đã chọn.Các ô sẽ được tô màu theo ý muốn.
V. Cách Xóa định dạng có điều kiện
Để xóa định dạng có điều kiện làm theo các bước sau:
Cách 1:
Bước 1: Trên thanh Ribbon chọn tab Home, sau đó nhấn vào Conditional Formatting (Định dạng có Điều kiện). Một menu thả xuống sẽ xuất hiện.
Bước 2: Di chuột vào Clear Rule (Xóa quy tắc), sau đó chọn rules (quy tắc) bạn muốn xóa. Trong ví dụ của chúng mình, chúng mình sẽ chọn Clear Rules from Entire Sheet (Xóa quy tắc khỏi toàn bộ bảng tính) để xóa tất cả định dạng có điều kiện khỏi trang tính.
Bước 3: Định dạng có điều kiện sẽ bị xóa.
Cách 2:
Nhấp vào Manage Rules (Quản lý định dạng) để chỉnh sửa hoặc xóa các quy tắc riêng lẻ. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn đã áp dụng nhiều định dạng có điều kiện cho một trang tính.
Bước 1: Trên thanh Ribbon chọn tab Home, sau đó nhấn vào Conditional Formatting (Định dạng có Điều kiện). Một menu thả xuống sẽ xuất hiện. Chọn Manage Rules
Bước 2: Hộp thoại quản lý các quy tắc hiện lên. Chọn quy tắc muốn xóa rồi nhấn Delete Rule
VI. Lời kết
Trên đây là cách sử dụng định dạng có điều kiện để tô màu trong excel theo điều kiện tùy chọn. Hi vọng bài viết giúp ích được cho các bạn. Chúc các bạn học tốt.
