Cách sử dụng Microsoft Teams để họp, dạy học trực tuyến

Nếu bạn đang lo  lắng bởi lỗ hổng bảo mật của Zoom và muốn tìm một ứng dụng để làm việc, mở cuộc họp, học online ổn định, bảo mật an toàn hơn thì Microsoft Teams là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn.

So với ứng dụng dạy học, làm việc trực tuyến trên Zoom thì Microsoft Teams có tính bảo mật an toàn cao hơn. Bên cạnh đó, nó cũng hỗ trợ hầu hết các tính năng có trong Zoom. Nhờ nó, người dùng dễ dàng mở các cuộc họp, buổi học online hay chia sẻ tài liệu cho cácthành viên trong nhóm (group) chỉ cần vài cú click chuột.

Cách tạo cuộc họp trên Microsoft Teams không quá phức tạp. Bài viết hôm nay thủ thuật vn sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo phòng họp trên Microsoft Teams để dạy học hay họp trực tuyến. Hãy cùng mình khám phá xem cách tham gia cuộc họp và tạo meeting trên Teams như thế nào nhé!

• Tải Microsoft Teams cho PC
• Microsoft Teams cho Android
• Microsoft Teams cho iOS

I. Cách tạo cuộc họp, dạy học online trên Microsoft Teams.

1. Cách tạo cuộc họp nhóm trên Microsoft Teams.

Bước 1: Vào ứng dụng Microsoft Teams => Nhấn biêu tượng chat => sau đó  nấn chọn biểu tượng Meet now để bắt đầu một cuộc họp video với nhóm của bạn.

Bước 2:  Tại giao diện tiếp theo, bạn nhập tên cuộc họp, cài đặt bật/tắt micro, camera rồi nhấn chọn Meet now.

Bước 3: Tiếp đó, chọn tên các thành viên mà bạn muốn họ tham gia vào cuộc họp nếu bạn đã tạo Team trước đó. Hoặc nhấn vào Get link to share để lấy link gửi cho bạn bè.

Hoặc bạn có thể mòi bằng cách nhập số điện thoại – cách này hữu hiệu để có thể thêm những người không sử dụng Teams. Cuối cùng nhấn Start mettting để bắt đầu cuộc họp.

2. Thành viên trong nhóm muốn tham gia cuộc họp

Bước 1: Trước tiên, tìm biểu tượng thông báo Meet now trong cuộc hội thoại.

Bước 2: Nhấn chọn Jump In để tham gia cuộc họp.

3. Chia sẻ màn hình trong teams.

• Chọn vào biểu tượng chia sẻ màn hình icon máy quay để show (trình chiếu) màn hình của bạn cho các thành viên trong cuộc họp cùng xem.
• Nhấn tùy chọn icon dấu 3 chấm nằm ngang để ghi lại video cuộc họp. Bạn sẽ nhận được email khi video sẵn sàng để có thể xem lại, chỉnh sửa và chia sẻ cho bất kỳ ai.

II. Cách tham gia vào phòng học/ cuộc họp trên Microsoft Teams.

1. Trên app.

1. Trong thông báo lời mời tham gia cuộc gọi, bạn nhấn chọn Join.
2. Bạn có 2 sự lựa chọn:
   • Join Microsoft Teams Meeting: Tham gia cuộc họp thông qua lời mời.
   • Dial-in number and conference ID: Nếu bạn cần gọi tới cuộc họp thì chọn tùy chọn này.
3. Tiếp đó, bạn cài đặt bật/tắt audio, video tùy ý.
4. Nhấn chọn Join now.
   

2. Trên web.

Nếu không muốn tải và cài đặt phần mềm Microsoft Teams về thiết bị thì bạn có thể truy cập thông qua trang web.

1. Trong email nhận được lời mời tham gia cuộc họp, nhấn chọn Join Microsoft Teams Meeting. Bạn cũng có thể sử dụng số điện thoại hoặc ID cuộc họp từ email để gọi.
2. Tại đây bạn có 2 sự lựa chọn:
   • Download the Windows app: Tải app Microsoft Teams về thiết bị.
   • Join on the web instead: Tham gia cuộc họp Teams trên trang web.
3. Nếu chọn tham gia qua web, hãy gõ tên bạn và nhấn Join now.
4. Nếu đã có tài khoản Teams, bạn chọn sign in để xem cuộc trò chuyện nhóm và nhiều điều khác.
5. Cài đặt audio và video tùy ý.
6. Phụ thuộc vào cài đặt, bạn sẽ được đưa đến một nơi mà những người tham dự mời bạn vào cuộc họp.

III. Tạo cuộc họp trong một kênh

Nếu bạn cần tổ chức một cuộc họp mở trong nhóm, bạn có thể tạo cuộc họp trong một kênh bằng cách:

1. Nhấn vào biểu tượng Chat sau đó chọn  Meetings -> + New meeting.
2. Trong phần Select a channel to meet in, nhấn vào mũi tên và chọn kênh.
3. Sao chép (copy) và dán (paste) thông tin kênh trong Location.
4. Thêm mô tả rồi chọn Schedule.

Như vậy, cuộc họp sẽ hiển thị cho mọi thành viên trong nhóm.

Tham gia cuộc họp trong một Chanel (kênh).

1. Để tham gia cuộc họp trong kênh, bạn hãy nhấn vào biểu tượng Camera bên cạnh cuộc họp ở cạnh tên kênh.
2. Chọn nút Join => Join now.

Cuộc họp sẽ hiển thị trên tab Conversations với những ghi chú và file được chia sẻ.

IV. Quản lý cuộc gọi video trong Microsoft Teams

Kiể tra các cuộc họp của bạn

• Chọn mục Calendar để xem lịch họp của ngày và trong tuần. Các cuộc hẹn lịch họp này sẽ được đồng bộ với lịch Outlook của bạn.
• Chọn một lời mời tham gia cuộc họp để xem chủ đề, người tham dự và phản hồi trong cuộc họp.

Lên lịch cuộc họp/ lớp học trong Microsoft Teams

1. Trước tiên cũng trong mục Calendar nhấn chọn New meeting.
2. Nhập tên cuộc họp và vị trí. Như vậy, một cuộc họp trực tuyến (online) được tạo theo mặc định.
3. Cài đặt thời gian bắt đầu và kết thúc, có thể thêm chi tiết nếu cần.
4. Nhập tên người mà bạn muốn mời vào cuộc họp trong hộp Invite people. Lưu ý: Để mời ai đó không là thành viên trong nhóm, bạn phải gõ email của họ và họ sẽ nhận được lời mời để tham gia cuộc họp trong vài trò khách cho dù họ không sử dụng Microsoft Teams.
5. Xem thời gian trống của mọi thành viên trong danh sách Attendees và nếu cần, bạn có thể chọn thời gian đề xuất hoặc chọn Scheduling assistant để xem thêm những khoảng thời gian trống dưới dạng xem lịch.
6. Tại mục Select a channel to meet in, bạn chọn mũi tên sổ xuống để quản lý các cài đặt riêng tư trong cuộc họp:
   • Nhấn chọn None để giữ cuộc họp riêng tư.
   • Chọn một kênh để tạo cuộc họp cho các thành viên trong nhóm.

Nếu cuộc họp được đăng trong một kênh thì nó sẽ hiển thị ở bên dưới tab Posts. Các thành viên trong nhóm có thể cài đặt chương trình nghị sự, chia sẻ file hoặc viết các bình luận.

V. Chia sẻ màn hình cuộc họp video trong Microsoft Teams.

Bước 1: Chọn nút Share.

Bước 2: Chọn nội dung mà bạn muốn chia sẻ.

• Desktop: Cho phép hiển thị toàn bộ những gì có trên màn hình của bạn.
• Window: Cho phép các thành viên xem một ứng dụng cụ thể.
• PowerPoint: Cho phép hiển thị bản trình bày cho các thành viên xem.
• Browser: Cho phép bạn tìm thấy file/tệp muốn hiển thị.

Bước 3: Sau khi chọn nội dung mà bạn muốn hiển thị, sẽ xuất hiện viền màu đỏ bao quanh những gì bạn đang chia sẻ.

Bước 4: Chọn Stop sharing khi bạn muốn dừng chia sẻ màn hình.

Lưu ý: Đối với người dùng Linux thì sẽ không nhìn thấy viền màu đỏ xung quanh những gì đang chia sẻ. Ngoài ra, tính năng chia sẻ Window không có sẵn cho người dùng Linux.

VI. Hiển thị trình chiếu PowerPoint trong Microsoft Teams

1. Nếu bạn là người điều khiển trình chiếu.

• Chọn nút Share.
• Chọn bản trình chiếu PowerPoint.

2. Nếu bạn là người  tham gia cuộc họp/xem trình chiếu 

1. Chọn mục Navigate forward để hiển thị slide tiếp theo trong bản PowerPoint mà không cần đợi người trình chiếu.
2. Chọn mục To presenter để đồng bộ dạng xem của bạn trở lại nơi người thuyết trình đang nói.

VI. Làm việc khác khi đang trong cuộc họp Teams

Trong Microsoft Teams, bạn có thể làm nhiều việc khác ngay cả khi đang tham gia một cuộc họp.

Bước 1: Khi đang ở trong cuộc họp, bạn có thể out ra ngoài để làm việc khác. Chẳng hạn, trả lời thư thoại hoặc kiểm tra hoạt động mới nhất. Cửa sổ cuộc họp sẽ hiển thị thành một cửa sổ nhỏ hơn ở trên cùng của ứng dụng. 

Lưu ý: Bạn cũng có thể tùy chỉnh cuộc họp, ví dụ như bật/ tắt micro ở màn hình nhỏ.

Bước 2: Để trở lại cuộc họp nhấn vào cửa sổ cuộc họp thu nhỏ để mở nó toàn màn hình.

VII. Thêm hay đổi ảnh đại diện trên Microsoft Teams.

Nếu thường xuyên sử dụng Teams để họp/ học trực tuyến, chắc hẳn bạn muốn có một ảnh đại diện đẹp mỗi khi sử dụng phần mềm này. Microsoft Teams cho phép người dùng làm việc đó vô cùng đơn giản. Để thay ảnh đại diện trên Teams, bạn hãy thực hiện các bước dưới đây:

1. Vào ứng dụng Microsoft Teams.
2. Click vào icon tài khoản ở góc bên trái phía trên màn hình.
3. Trỏ con chuột qua ảnh đại diện và chọn biểu tượng camera.
4. Tại hộp thoại tiếp theo, click vào Upload picture.
5. Chọn ảnh mà bạn muốn đặt làm ảnh đại diện (nhỏ hơn 4MB) và nhấn Save.

Như vậy là hoàn thành, giờ đây bạn sẽ thấy ảnh mới đã được thay thếảnh cũ và sẽ hiển thị khi bạn tham gia cuộc họp trên Teams.

VIII. Lời kết.

Microsoft Teams ngày càng trở thành một công cụ giao tiếp, học online, mở cuộc họp quan trọng giúp mọi người kết nối dễ dàng với nhau chỉ sau vài cú click chuột trong thời đại 4.0, đặc biệt là trong tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp như hiện nay. Đặc biệt, nó rất hữu ích với người dùng hệ sinh thái Microsoft. Mong rằng bài hướng dẫn cách tham gia cuộc họp trên Teams sẽ giúp giải đáp những thắc mắc của bạn đọc về cách tham gia cuộc họp trên Teams. Chúc các bạn thành công.