Microsoft Excel không còn là công cụ xa lạ với chúng ta, nhưng vẫn có nhiều người thắc mắc về cách tách chữ trong Excel. Vậy làm sao để tách dữ liệu chữ trong Excel? Nên sử dụng phím tắt tách chữ trong Excel nào để đẩy nhanh tốc độ xử lý dữ liệu? Bài viết này sẽ hướng dẫn cụ thể chi tiết nhất các cách thực hiện để ai cũng có thể làm được.

Mục đích của thao tác tách chữ trong Excel

Trong bảng tính Excel chứa đa dạng thông tin và với những người không trực tiếp thu thập dữ liệu sẽ rất khó khăn để đọc hiểu chúng. Vậy nên điều cần làm lúc này là tiến hành “làm sạch” dữ liệu thô để cung cấp thông tin chi tiết và khoa học nhất, tránh nhầm lẫn xảy ra. Với cách tách chữ (dữ liệu) trong Excel thì chúng đem lại nhiều lợi ích như:

• Tách chuỗi giúp chia nhỏ dữ liệu ra thành nhiều ô riêng biệt từ đó giúp thông tin hiển thị rõ ràng.
• Hàm tách chữ dùng trong Excel hay dùng các phím tắt tách chữ ở Excel giúp tiết kiệm thời gian cho người sàng lọc thông tin, tăng hiệu suất công việc cũng như hạn chế sai sót khi tìm kiếm các giá trị theo định dạng cụ thể.

                                                                                          Tách chữ trong Excel giúp bạn xử lý dữ liệu nhanh hơn

Các cách tách chữ trong Excel đơn giản bằng hàm

Sử dụng hàm là việc thực hiện hướng dẫn cách làm sao để tách chữ (dữ liệu) trong Excel hiệu quả nhất. Chúng ta thường sử dụng 4 loại hàm như LEFT, RIGHT, MID, SEARCH để tách dữ liệu:

Sử dụng hàm LEFT

Sử dụng hàm LEFT đồng nghĩa với việc bạn sẽ tách chuỗi ký tự bên trái trong Excel. Công thức của hàm này là: =LEFT(text; [num_chars]). Với công thức này, text có nghĩa là chuỗi ký tự mà bạn sẽ tách, num_chars có nghĩa là một số nguyên không âm thể hiện số lượng ký tự mà bạn muốn lấy từ bên trái của chuỗi ký tự.

Vậy tiền hành tách dữ liệu trong Excel với hàm LEFT như sau: Chọn vào ô cần đưa dữ liệu đã tách vào sau đó nhập hàm theo đúng công thức =LEFT(A2,5). Có thể hiểu A2 là ô chứa họ và tên hoàn chỉnh và điền 5 bởi họ “Trịnh” có 5 ký tự từ bên trái sang của chuỗi. Sau đó nhấn Enter để được kết quả tách họ từ chuỗi họ và tên.

                                                                                                           Tách chữ trong Excel với hàm Left

Sử dụng hàm tách ký tự - RIGHT

Làm sao để tách chữ trong Excel với hàm RIGHT là câu hỏi không hiếm người đặt ra. Tương tự như hàm LEFT, chúng ta sẽ thực hiện tuần tự theo công thức nhưng hàm này có nghĩa bạn sẽ tách chuỗi ký tự bên phải thay vì bên trái. Công thức hàm này là: =RIGHT(text; [num_chars]).

Thực hiện tách dữ liệu trong Excel như sau: Chọn ô Excel mà bạn muốn hiển thị kết quả sau đó nhập đúng công thức =RIGHT(B2;3). Ở đây B2 là ô chứa họ và tên hoàn chỉnh của cá nhân và số lượng ký tự bạn muốn tách từ bên phải sang của chuỗi là 3.

                                                                                                            Tách chữ nhanh với công thức hàm RIGHT 

Sử dụng MID

Nhập đúng công thức =MID(text, start_num, num_chars). Ở đây text có nghĩa là chuỗi ký tự bạn muốn tách, start_num buộc phải là số nguyên dương và quy định vị trí ký tự bạn bắt đầu muốn tách, num_chars là số nguyên không âm đại diện cho số lượng ký tự mà bạn muốn tách kể từ vị trí của start_num.

Hướng dẫn tách chữ trong Excel với hàm MID như sau: Bạn chọn ô muốn hiển thị kết quả, nhập công thức =MID(A2,3,3) vào ô được chọn. Ở đây A2 là ô chứa dữ liệu bạn muốn tách, số 3 thứ nhất trong công thức là vị trí bắt đầu tách ký tự và số 3 còn lại để chỉ số lượng ký tự bạn muốn tách từ vị trí xác định start_num ban đầu (vị trí thứ 3). Kết quả sẽ thu về 3 ký tự gồm số và không chữa chữ như ban đầu.

                                                                                                                  Tách chữ đơn giản bằng hàm MID

Kết hợp hàm tách chữ trong Excel và hàm SEARCH

Hàm SEARCH thường được dùng kết hợp với 3 loại hàm kể trên để thực hiện được yêu cầu tách dữ liệu. Cú pháp của hàm này là: =SEARCH(find_text, within_text, start_num). Ta có thể hiểu find_text là chuỗi ký tự bạn muốn tìm kiếm, within_text là chuỗi ký tự mà bạn đang cần tìm cụ thể và start_num là vị trí bắt đầu tìm kiếm.

Để hiểu hơn về cách tách chữ khi dùng hàm này, ta cùng thực hiện giải một câu lệnh sau: “Tìm ký tự đầu tiên trong ô B3 từ trái sang cho đến khi bạn gặp khoảng trắng”. Vậy thực hiện nhập hàm =LEFT(B3,SEARCH(“ “,B3)-1) vào ô cần hiện kết quả là được. Có thể thấy ký tự đầu tiên trong chuỗi tên TRẦN THỊ THOA từ trái sang là TRẦN, kí hiệu -1 trong công thức ý muốn loại bỏ khoảng trống.

                                                                        Hàm Search thường được kết hợp với hàm RIGHT, LEFT hay MID để tách chữ

Tách chữ trong ô Excel thành các cột 

Hướng dẫn cách làm sao để tách chữ (dữ liệu) trong Excel thành cột thật rõ ràng là câu hỏi được nhiều người đặt ra. Thực tế có thể sử dụng phím tắt tách chữ trong Excel để tiết kiệm thời gian. Với dữ liệu sẵn có bao gồm nhiều dạng dữ liệu như gồm họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính trong 1 ô nhưng bạn muốn tách phần họ và tên ra riêng thì làm thế nào? Sử dụng phím tắt Ctrl + E:

• Bước 1: Gõ lại họ và tên ở ô dữ liệu thô đầu tiên mà bạn muốn tách vào cột muốn hiển thị khác.

• Bước 2: Chọn cả ô Excel đầu tiên vừa gõ cùng các ô còn lại để hoàn thành danh sách. Sau đó kết hợp nhấn tổ hợp phím Ctrl + E.

• Bước 3: Thực hiện tách họ và tên của danh sách ra cột riêng biệt thành công sẽ cho kết quả như hình dưới.

Ngoài cách làm này, bạn có thể sử dụng một công cụ có sẵn ở Excel mang tên Text to Columns. Ví dụ bạn đang sở hữu một bảng nội dung có cột họ và tên đi kèm là điểm số của từng người được chấm theo hệ Alpha. Phải làm sao để tách riêng biệt chúng thành 2 cột khác nhau, 1 cột chỉ ghi họ và tên và cột còn lại ghi điểm số?

• Bước 1: Đầu tiên phải chọn hay còn gọi là bôi đen nội dung vùng cần tách dữ liệu sau đó nhấn vào Data trên thanh công cụ và chọn mục Text to Columns.

• Bước 2: Bảng Convert text to Columns Wizard hiện ra trên màn hình. Tại Original data type bạn chọn Delimited sau đó nhấn Next.

• Bước 3: Ở mục Delimiters, sẽ có những lựa chọn sẵn cho bạn như tab, semicolon, comma, space. Tuy nhiên bạn không chọn được bởi dữ liệu hiện có nội dung đang được tách bởi dấu gạch ngang. Vậy nên chọn mục Other rồi điền dấu gạch ngang vào ô bên cạnh, bấm nút Next để hiện ra giao diện tiếp theo. Tại giao diện mới này nhìn vào mục Data preview để biết Excel sẽ tách hai cột dữ liệu như thế nào. Nhấp chuột vào ô đầu tiên ( ô chứa họ và tên) và chọn Text, làm tương tự với ô thứ 2 và nhấn Finish để hoàn thành.

• Bước 4: Nếu thực hiện thành công, nội dung sẽ được hiển thị như ảnh dưới.

Tách chữ trong Excel bằng công cụ Flash Fill

Có một cách tách dữ liệu nhanh chóng khác được khuyến khích sử dụng để nâng cao hiệu suất xử lý thông tin đó là dùng công cụ Flash Fill. Giả sử bạn đang có một ô dữ liệu gồm họ và tên, ngày tháng năm sinh kèm giới tính của các cá nhân. Nhưng bạn muốn tách riêng biệt họ và tên vào cột khác theo cách nhanh nhất, các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Nhập họ và tên của cá nhân đầu tiên vào cột muốn hiển thị. Sau đó tiến hành chọn cùng các ô còn lại theo đúng thứ tự của danh sách cần tách. Trên thanh công cụ Excel chọn Fill và chọn lệnh Flash Fill.

• Bước 2: Ngay lập tức các tên cá nhân còn lại sẽ được tách vào ô bạn muốn.

Trên đây là những chia sẻ và hướng dẫn cách làm sao để tách chữ (dữ liệu) trong Excel, cách dùng phím tắt tách chữ trong Excel. Hy vọng sau khi đọc xong bài viết, bạn có cho mình những mẹo hay để xử lý dữ liệu tốt hơn. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết.