Không có phụ nữ xấu, chỉ có người phụ nữ không biết làm đẹp. Bảng tính Excel cũng vậy không có bảng tính xấu chỉ có người trình bày không đẹp mà thôi. Thật vậy bảng tính Excel có đẹp hay không là ở tay của người soạn thảo, những dữ liệu trong bảng tính là vật vô hồn nhưng chúng ta có thể định dạng cho chúng để trở nên lung linh đẹp hơn. Nếu đã nhàm chán với các công thức, hàm trong Excel thì hôm nay bạn hãy cùng thủ thuật vn tìm hiểu về 1 chủ đề hoàn toàn mới đó là làm đẹp, định dạng dữ liệu toàn tập với Format Cells trong Excel nhé.
Định dạng dữ liệu toàn tập với Format Cells trong Excel
Về cơ bản thì Excel hỗ trợ chúng ta những kiểu định dạng dưới đây:
- Định dạng số (Number)
- Định dạng chữ (Text)
- Định dạng tiền tệ (Currency)
- Định dạng phần trăm (Percentage)
- Định dạng trong kế toán (Accounting)
- Định dạng số trong khoa học (Scientific)
- Định dạng người dùng tự định nghĩa (Custom)
Tùy vào từng kiểu dữ liệu mà chúng ta có các thuộc tính, cài đặt hay trang trí khác nhau các bạn nhé
Định dạng dữ liệu cơ bản trong Excel
Mặc định khi bạn gõ bất kỳ cái gì vào 1 ô thì Excel sẽ luôn định dạng dữ liệu bạn gõ theo kiểu General. Ví dụ bạn có gõ vào số thì Excel cũng sẽ vẫn hiển thị kiểu dữ liệu là General.
Tuy nhiên Excel hỗ trợ rất nhiều kiểu định dạng mà bạn có định dạng ngay cho ô đó bằng cách bấm vào mũi tên xổ xuống cạnh General và chọn nhanh kiểu dữ liệu như trong hình minh hoạ.
Chúng ta có thể thấy được, cùng 1 dữ liệu – con số 12345 , với mỗi kiểu định dạng chúng ta sẽ thấy con số này được thể hiện khác đi.
Các cách để mở hộp thoại Format Cells định dạng dữ liệu trong Excel
Để định dạng dữ liệu một cách chi tiết nhất, chúng ta cần sử dụng hộp thoại Format Cells. Có tận 4 cách để có thể mở được Format Cells như sau:
Cách 1: Chọn vùng cần định dạng và bấm phím tắt CTRL + 1 (Nhấn giữ phím Control hay CTRL và bấm số 1)
Cách 2: Nhấn chuột phải vào vùng cần định dạng và chọn trong menu này Format Cells…
Cách 3: Bấm vào vị trí các mũi tên ở đã được khoanh tròn đỏ như trong hình vẽ
Cách 4: Trong tab Home, chọn Format rồi chọn Format Cells …
Giao diện Format Cells
Các thẻ cần quan tâm trong Format Cells
Trong hộp thoại Format Cells chúng ta cần quan tâm 6 thẻ, 6 thẻ này giúp chúng ta định dạng hầu như toàn bộ một vùng dữ liệu trong Excel:
- Thẻ Number
- Thẻ Alignment
- Thẻ Font
- Thẻ Border
- Thẻ Fill
- Thẻ Protection
Vì bài viết về định dạng nên chúng ta sẽ chỉ tìm hiểu về thẻ Number – định dạng số liệu thôi các bạn nhóe. Các thẻ khác sé tìm hiểu ở bài sau
Thẻ Number trong Format Cells
Trong Tab Number ở phần Category bên tay trái chúng ta sẽ lần lượt thấy các lựa chọn để định dạng dữ liệu trong Excel , còn ở bên phải mục Category sẽ là mục Sample ví dụ cho chúng ta thấy kết quả sẽ hiển thị như nào.
Định dạng Number - Định dạng số
Với định dạng số - number phần bên phải lần lượt có ý nghĩa sau
- Sample: cho chúng ta xem trước, sự thay đổi trong định dạng sẽ ảnh hưởng lên dữ liệu thế nào
- Decimal places: dùng để chỉ ra chúng ta cần bao nhiêu chữ số sau dấu phẩy ở phần thập phân
- Dấu tích ở mục Use 1000 Separator (,): nếu cần ngăn cách hàng nghìn, bạn cần đánh dấu tích vào đây
- Negative numbers: sẽ giúp bạn điều chỉnh một số âm sẽ trông như thế nào
Currency - Định dạng tiền tệ
Với kiểu định dạng tiền tệ bạn có 2 sự thiết lập sau:
- Decimal places: như phía trên đã giải thích, phần này cho biết chúng ta cần bao nhiêu chữ số đằng sau dấu phẩy
- Symbol: Ký hiệu tiền tệ mà chúng ta muốn sử dụng
Với kiểu định dạng tiền tệ ký hiệu tiền tệ sẽ viết liền ngay trước con số
Accounting- Định dạng kế toán
Chúng ta sẽ thấy sự giống nhau về mặt thiết lập định dạng tiền tệ và kế toán. Thế nhưng sự khác nhau giữa kiểu định dạng tiền tệ và kiểu định dạng kế toán là ở phần hiển thị:
- Với kiểu định dạng tiền tệ, ký hiệu đồng tiền sẽ được viết liền ngay phía trước con số,
- Với kiểu định dạng kế toán, ký hiệu tiền tệ sẽ đưọc viết theo 1 hàng căn lề phía bên trái
Date & Time : Định dạng ngày tháng và thời gian
Định dạng ngày tháng và thời gian trong Excel rất phong phú đơn giản vì mỗi nước trên thế giới có kiểu định dạng ngày tháng và thời gian riêng, có vô số múi giờ khác nhau và Excel hỗ trợ hầu hết các định dạng đó. Việc của chúng ta là sẽ phải chọn được định dạng phù hợp trong danh sách Locale (Location) và Type của Excel như trong hình mà thôi.
% Percentage - Định dạng phần trăm trong Excel
Kiểu định dạng phần trăm này chỉ cho phép chúng ta thay đổi 1 lựa chọn, đó là số chữ số thập phân đằng sau dấu phẩy
Fraction - Định dạng phân số trong Excel
Kiểu định dạng phân số này sẽ giúp các bạn viết phân số trong Excel. Một điều chú ý là khi bạn muốn nhập dữ liệu là phân số trong Excel, bạn không thể nhập được trực tiếp phân số đó được mà phải nhập vào giá trị của phân số rồi dùng tính năng định dạng phân số của Excel
VD: để nhập phân số “1/2” thì bạn phải nhập vào 0,5 rồi sử dụng tính năng định dạng phân số của Excel.
Scientific - Định dạng khoa học
Định dạng khoa học là cách Excel dùng để gọi khi biểu diễn những con số rất lớn hoặc rất nhỏ. VD: chúng ta có 1 con số rất lớn là 10 tỉ, 10 tỉ là một con số có 10 số 0. Thay vì viết là 10,000,000,000 thì Excel sẽ biểu diễn con số này dưới dạng 1E+10. Ngoài cách đọc là 10 tỉ, thì chúng ta có thể đọc con số này là 1 nhân 10 mũ 10.
Lựa chọn duy nhất trong phần này chúng ta có thể thay đổi là số chữ số thập phân đằng sau dấu phẩy.
Text - Định dạng kiểu chữ trong Excel
Chúng ta có thể chuyển nội dung 1 ô sang định dạng Text, bằng cách chọn những ô cần chuyển và chọn định dạng Text. Mặc định trong Excel sẽ căn lề trái cho nội dung Text vì vậy bạn cần để ý kỹ nhé.
Special - Định dạng đặc biệt
Đây là định dạng để lưu các số dặc trưng như mã quốc gia, số điện thoại, mã số bưu điện, mã số thuế, số bảo hiểm an sinh xã hội... Để định dạng các số này, chúng ta sử dụng mục Special
Custome - Định dạng người dùng tự định nghĩa
Phần này người dùng có thể tự định nghĩa định dạng của riêng mình.
Trên dây mình đã gửi tới các bạn kiến thức về định dạng dữ liệu toàn tập với Format Cells trong Excel. Có gì thiếu sót mong các bạn góp ý bên dưới comment nhé. Cảm ơn các bạn đã đọc. Chúc các bạn làm việc vui vẻ!
