Excel trực tuyến và Google trang tính nên dùng bảng tính nào?

Nếu đang phân vân trong việc lựa chọn các loại bảng tính thì bạn hãy tham khảo bài viết này. Hiện nay có nhiều công cụ trực tuyến hỗ trợ người dùng làm việc nhưng không phải cái nào cũng dễ dàng sử dụng. Trong bài viết này thủ thuật vn sẽ nêu những ưu điểm tương đương của Excel trực tuyến và Google trang tính và cách để bạn có thể liên kết chúng với nhau dù ở bất cứ đâu.

Để sự so sánh chính xác nhất, các bạn có thể tạo một tài khoản mới ở mỗi loại dịch vụ bằng việc bắt đầu đăng ký tài khoản. Tuy nhiên, vì không có tài khoản để đăng ký nên mình sẽ thử nghiệm trên các phiên bản miễn phí của hai loại bảng tính này. Nếu không có thời gian để thử nghiệm thì bạn có thể theo dõi những đặc điểm để phân biệt Excel trực tuyến và Google trang tính dưới đây để tìm ra Excel trực tuyến và Google trang tính nên dùng bảng tính nào nhé.

Lưu ý.

Khi làm việc với các bảng tính, các bạn cần nắm rõ các chức năng cơ bản thường sử dụng. Cả Excel trực tuyến và Google trang tính đều cung cấp các tính năng cần thiết, nhưng mỗi chương trình sẽ có những ưu điểm riêng.

I. Các tính năng trong Excel trực tuyến.

Khi chèn hoặc xóa các ô, bạn có thể chọn để chuyển dữ liệu đang có. Điều này cho phép người dùng nhanh chóng thêm dữ liệu bị thiếu tại nơi đã chỉ định sẵn trong bảng. – Bạn có thể thêm email hoặc mục tham khảo trong tài liệu, đây thực sự là một tính năng tiện lợi. – Việc cắt (cut) và dán (paste) dữ liệu được thực hiện dễ dàng.

Lưu ý: Tab Trang chủ trong trình Excel trực tuyến sẽ không thay đổi

II. Các tính năng của Google Trang tính.

Google Trang tính hỗ trợ thêm nhiều tùy chọn dán (paste) đặc biệt như: Có thể chuyển đổi dữ liệu, xóa đường biên khi sao chép định dạng và dán xác nhận dữ liệu, định dạng có điều kiện và có thêm nhiều lựa chọn nâng cao. – Khi làm việc với các bảng tính có độ rộng hơn ba mươi hàng và hai mươi cột, bạn sẽ thấy tính năng freeze panes (cố định dòng và cột) vô cùng hữu dụng. – Tính năng Missing – giá trị trống trong Excel trực tuyến: Được sử dụng để thay thế hồ sơ. Excel trực tuyến cho phép bạn thực hiện việc tìm kiếm trực tuyến cơ bản nhưng bạn sẽ không thể tìm thấy cách để thay thế dữ liệu bằng cách dùng các phương tiện chuẩn của nó. Bên cạnh đó, Google Trang tính hỗ trợ tất cả các công cụ cần thiết như tìm kiếm phân biệt chữ in hoa - chữ thường, làm việc với những biểu thức chính quy và các tùy chọn thay thế.

Google Trang tính khá giống với Excel 2003: Có các biểu tượng cho những chức năng chính và trình đơn thả xuống

III. Một vài từ ngữ về định dạng đơn giản.

Có một sự khác biệt nhỏ giữa cách chỉnh sửa văn bản và chỉnh sửa màu sắc. Tuy không có mẫu hỗ trợ cùng một số tùy chọn nâng cao khác nhưng vẫn có sẵn định dạng cơ bản. Một số tính năng được nhắc đến dưới đây không phải những tính năng quan trọng nhất nhưng đôi khi chúng rất cần thiết trong việc xử lý dữ liệu.

1. Excel trực tuyến.

Tính năng được đánh giá cao nhất ở đây là công dụng chuyển một mảng dữ liệu vào một bảng. Nhờ đó, các tiêu đề được làm nổi bật và mỗi hàng khác nhau sẽ được đánh dấu bởi màu sắc gọn gàng, thêm vào đó bạn có thể gạch chân bằng dấu gạch dưới to gấp đôi.

Với Google trang tính, người dùng được hỗ trợ nhiều ở phần kiểu dáng và màu sắc đường biên của ô, ngoài ra còn có thêm các lựa chọn cho gói văn bản và định dạng vẽ. Thậm chí, bạn còn có thể dùng nét gạch ngang ở giữa chữ nếu muốn. Một tính năng khá thú vị trong Google trang tính là bạn có thể dùng màu sắc trong các bảng tên để phân biệt chúng dễ dàng hơn.

IV. Các tính năng quan trọng của Google Trang tính và Excel trực tuyến.

Cả Google trang tính và Excel trực tuyến đều có những ưu nhược điểm riêng. Nhiều người mong đợi phiên bản dành cho máy tính sẽ có những tính năng mà dịch vụ trực tuyến không có. Vậy chúng ta hãy tìm hiểu xem các dịch vụ trực tuyến có thể mang lại là gì.

1. Ưu nhược điểm của Excel trực tuyến.

Khi bạn mở một file Excel với phiên bản trực tuyến, tệp này được hiển thị rất tốt và hỗ trợ hầu hết các tính năng cơ bản. Vì thế, nếu sử dụng công cụ trực tuyến để tạo file mới, bạn sẽ thấy rõ những ưu điểm sau:

Microsoft cung cấp các tính năng giúp người dùng dễ dàng làm việc với những chức năng của tiện ích đám mây. Bên cạnh cửa sổ liệt kê tất cả các chức năng kèm theo mô tả ngắn, bạn sẽ được gợi ý riêng khi nhập công thức, do đó bạn không phải chuyển đổi qua lại nhiều lần giữa các tab giống như trong Google Trang tính.

Bạn có thể định dạng dữ liệu dưới dạng bảng: Điều này đi kèm với một định dạng gốc dễ nhìn hơn và việc xử lý các bản ghi cũng dễ dàng hơn, chẳng hạn như cách duy nhất để lọc dữ liệu. – Tất cả những bình luận sẽ được đặt thuận tiện vào một thanh bên, giúp người dùng xử lý chúng một cách tuyệt vời. – Hỗ trợ nhiều loại biểu đồ để bạn có thể lựa chọn sử dụng. – Bạn cũng có thể mở rộng chức năng với sự trợ giúp của trình bổ sung từ Office Store. Một khi bắt đầu, bạn có thể truy cập chúng từ thanh bên thu gọn. Mặt khác, khi đã thực hiện rồi thì chúng sẽ luôn tải bằng bảng tính và lúc này bạn không thể đóng hoặc hủy bỏ công việc đã thực hiện. Vì vậy, mặc dù việc điều hướng các tiện ích sẽ thuận tiện hơn hơn nhưng bạn sẽ không có cách nào để ẩn chúng đi. 

Bên cạnh những ưu điểm thì Excel trực tuyến có những hạn chế sau:

Khi chỉnh sửa dữ liệu trong Excel trực tuyến  thì tệp sẽ luôn được nạp lại thường xuyên. Nếu bạn mở tệp trong một khoảng thời gian rồi mới quay lại làm việc với nó thì sẽ mất thời gian đợi. Ngoài ra, nó được mở ở chế độ mặc định chỉ xem, bạn phải nhấp vào chỉnh sửa thì mới có thể bắt đầu làm việc. Nếu bạn chỉ muốn xem mà không chỉnh sửa gì thì mọi việc khá đơn giản, còn nếu muốn thực hiện bất kỳ thao tác gì hoặc chỉnh sửa thì lại khác.

• Hiện tại, Excel trực tuyến chưa hỗ trợ một số cách thức chính được sử dụng để làm việc với bảng: Tùy chọn phân loại nâng cao, thay thế dữ liệu, định dạng có điều kiện và xác nhận dữ liệu. 
• Bộ lọc chỉ khả dụng khi bạn thêm một bảng. 
• Quá trình kết hợp tài liệu chưa thực sự khả quan. Nếu muốn kết hợp tài liệu, bạn phải tạo được liên kết chung cho tài liệu muốn kết hợp bằng cách tạo một mục chia sẻ. Nếu ai đó đang thao tác, chỉnh sửa bảng tính trong ứng dụng Excel có sẵn trong máy tính thì tệp tin của bạn sẽ bị khóa cho đến khi người đó hoàn thành. 
• Điểm khác biệt giữa Excel trực tuyến và Excel có sẵn trong máy tính thì khá nhiều. Chẳng hạn như hàm NOW và hàm TODAY trả về thời gian và ngày tháng của máy chủ chứ không phải thời gian và ngày tháng của máy tính mà bạn đang sử dụng.

2. Ưu nhược điểm của Google Trang tính.

Google Trang tính có các tính năng hữu ích thu hút nhiều người dùng hơn. Xét cho cùng trực tuyến chính là lĩnh vực của Google, vì thế mà Google trang tính hỗ trợ tất cả các chức năng cơ bản cần thiết để làm việc với bảng:

• Một trong những tính năng dặc biệt nhất là định dạng có điều kiện. Nó được ứng dụng trong nhiều trường hợp và đem lại lợi ích to lớn cho người dùng.
• Bảo vệ các phạm vi, thậm chí là toàn bộ trang tính trong quá trình thai tác chỉnh sửa. Bạn có thể tùy ý chỉnh sửa và cấp quyền chỉnh sửa cho tên miền của bạn hoặc một số người khác. 
• Việc kết hợp dữ liệu được thực hiện khá nhanh nhạy. Mặc dù các tùy chọn kiểm soát phiên bản và làm việc theo nhóm được mặc định sẵn, nhưng bạn vẫn có thể cài đặt chia sẻ và thông báo nâng cao. Khi có nhiều người cùng làm việc trên cùng một bảng tính, bạn có thể thảo luận bất kỳ câu hỏi nào trong khung trò chuyện ngay tại bảng tính đó. Nếu ai đó thực hiện một số thay đổi cho tệp trong khi bạn đang ở xa, họ có thể dễ dàng gửi email cho những người cùng thực hiện công việc với trang tính đó và bạn cũng có thể thiết lập thông báo về cập nhật mới. 
• Phân tích dữ liệu bằng cách tạo báo cáo bảng tổng hợp. 
• Google Sheets cung cấp cho người dùng phần xác nhận dữ liệu. 
• Có một số ứng dụng hữu hiệu hỗ trợ cho công việc của bạn thuận tiện và bạn có thể mua chúng trong Google trang tính. 
• Mặc dù các biểu đồ là một điểm mạnh trong Excel, nhưng ở Google trang tính, bạn có nhiều các thức tùy chỉnh hơn, giao diện đơn giản dễ dàng sử dụng. Ngoài ra bạn còn có thể thêm sparklines, đây là tính năng mà Excel trực tuyến không có.
• Tính năng lọc dữ liệu và tạo chế độ xem được lọc không ép buộc chạy từ đầu đến hết trang tính, vì vậy bạn có thể lọc theo điều kiện hoặc cài đặt tùy chỉnh riêng nào đó. 
• Có thể sử dụng phân loại nâng với bất kỳ cột nào để tổ chức và trình bày chúng theo cách của bạn. – Có 3 cách để hợp nhất các mảng dữ liệu: Ngang, dọc hoặc hợp nhất bất kỳ phạm vi nào đã chọn. 
• Đối với việc hợp nhất, bạn cũng có thể chia tách văn bản thành các cột bởi bất kỳ dấu phân tách nào. 
• Tuỳ chọn Explore mới sẽ trình bày một bản tóm tắt cho các bản ghi bạn đã chọn.
• Bạn có thể phân biệt giữa ghi chú và nhận xét. 
• Các tập lệnh Apps giúp cho Google Sheets linh hoạt hơn, từ đó giúp bạn nắm vững chúng và có thể tự động hoá nhiều công việc hàng ngày.
• Tổ chức bảng tính giữa các thư mục trên ổ đĩa và sao chép trang tính vào các tệp khác một cách dễ dàng.
• Google trang tính xử lý công việc tốt trên các nền tảng thiết bị khác nhau. Bạn có thực hiện những thay đổi thông máy tính bảng hoặc điện thoại. Trong khi Excel trực tuyến sẽ khóa các tập tin và làm bạn lặp lại các bảng tính.

Hạn chế của Google trang tính.

Khi làm việc với các hàm bạn sẽ không được gợi ý sẵn nên bắt buộc bạn phải ghi nhớ tất cả các hàm cần dùng, nếu không sẽ khá tốn thời gian để chuyển đổi giữa bảng đang dùng với tab danh sách các hàm cần thiết.

Google trang tính có bổ sung thêm những tính năng mới nhưng đôi khi chúng vẫn không đáp ứng đủ để làm việc với những số liệu chuyên nghiệp. Có thể Excel trực tuyến cũng không hỗ trợ những tính năng đó. Trong trường hợp này, bạn cần dùng phiên bản Excel cài sẵn trong máy tính.

Tổng kết lại.

Nếu bạn cần giải quyết dữ liệu mang tính chuyên nghiệp thì không có giải pháp trực tuyến nào có thể đánh bại Excel. Khi bảng tính bạn dùng quá lớn, việc sử dụng công cụ trực tuyến sẽ rất chậm, khó xử lý và phụ thuộc nhiều vào máy chủ.

Google trang tính là một giải pháp trực tuyến độc lập và được sử dụng nhiều trong công việc hằng ngày. Đây là sản phẩm mang đến cho người dùng nhiều chức năng khác nhau đủ để thực hiện công việc thường xuyên với bảng. Google trang tính có lẽ là một lựa chọn hữu ích giúp bạn sắp xếp dữ liệu và truy cập vào trang tính bằng nhiều nền tảng thiết bị khác nhau. Với Google trang tính, bạn có thể thực hiện các hoạt động từ cơ bản đến một số công việc chuyên sâu giống như khi sử dụng Microsoft Excel trên máy tính.

Hy vọng bài viết cung cấp những thông tin hữu ích giúp bạn lựa chọn giữa Excel trực tuyến hay Google trang tính nên dùng bảng tính nào phù hợp trong công việc của mình hơn. Chúc các bạn làm việc tốt.