Việc thống kê số liệu bằng phần mềm Microsoft Excel sẽ vô cùng đơn giản khi các bạn biết đến cách đánh số thứ tự. Để các bạn có thể quản lý thông tin dễ dàng hơn, tham khảo bài viết dưới đây của thủ thuật vn để biết 4 cách đánh số thứ tự tự động trong excel 2010, 2016, 2019, Office 365 cực nhanh và vô cùng đơn giản.
Bài viết được thực hiện trên máy tính với hệ điều hành Windows 10 Excel 2019. Tuy nhiên, các bạn có thể thực hiện các thao tác tương tự trên máy tính hệ điều hành macOS và các phiên bản Excel khác như Excel 2010, Excel 2016, Exceo 2007, Office 365.
I. Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng cách kéo chuột.
1. Hướng dẫn tóm tắt.
Mở tệp Excel, nhập số thứ tự cho 2 ô đầu tiên => Dùng chuột phải bôi đen 2 ô vừa điền số => Đặt chuột ở góc ô kéo xuống mức thứ tự mà bạn cần.
2. Hướng dẫn chi tiết đánh số thứ tự trong Excel bằng cách kéo chuột.
Bước 1: Mở file Excel lên và nhập số thứ tự cho 2 ô đầu tiên =>Dùng chuột phải bôi đen 2 ô vừa điền số.
Bước 2: Đặt chuột ở hình vuông nhỏ ở góc ô kéo xuống mức thứ tự mà bạn cần.
II. Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng công thức.
1. Hướng dẫn tóm tắt.
Mở file Excel lên, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên -> Nhập công thức = vị trí ô vừa điền + 1 vào ô tiếp theo -> Dùng chuột đặt ở góc ô đó và kéo xuống số thứ tự bạn cần.
2. Hướng dẫn chi tiết.
Bước 1: Mở file Excel lên của bạn lên, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên => Nhập công thức = vị trí ô vừa điền + 1 vào ô tiếp theo.
Ví dụ: Các bạn nhập số thứ tự ô đầu tiên tại vị trí A1 thì nhập công thức ở ô bên dưới =A1+1 như hình bên dưới. Các bạn hoàn toàn có thể thực hiện tương tự tại các vị trí khác.
Bước 2: Dùng chuột đặt tại hình vuông nhỏ ở góc ô đó và kéo xuống số thứ tự mà các bạn cần.
III. Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng Editing chọn Fill/Series.
Bước 1: Mở file Excel lên, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên => Chọn Fill => Chọn Series.
Lưu ý: Có 4 loại đánh số:
- Linear: Kiểu tăng dần.
- Growth: Kiểu lũy tiến.
- Date: Kiểu ngày tháng.
- AutoFill: Kiểu tự động điền.
Bước 2:
- Nếu muốn đánh số theo hàng thì chọn Rows, chọn Columns nếu muốn đánh số theo cột. Tùy vào mục đích sử dụng của bạn để chọn kiểu Rows hoặc Columns.
- Trong hướng dẫn dưới đây, mình chọn Linear với mục đích đánh số kiểu tăng dần.
- Nhập số thứ tự bắt đầu vào mục Step value => Nhập số thứ tự cuối cùng vào mục Stop value -> Chọn OK.
Sau đó, kết quả sẽ hiển thị trên màn hình dãy số thứ tự mà bạn đã chỉnh sửa.
IV. Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm Subtotal.
Lưu ý:
- Cách đánh số thứ tự này được áp dụng khi sử dụng chức năng Filter.
- Khi sử dụng hàm Subtotal thì số thứ tự của giá trị được chọn sẽ đánh số lại từ đầu khác với hàm CoutnA là các số thứ tự của từng giá trị sẽ giữ nguyên khi lọc.
- Chỉ áp dụng được trên cột (columns), không thể áp dụng được trên hàng (rows).
1. Cú pháp của hàm.
Ở cách này, mình sẽ thực hiện lồng 2 hàm lại với nhau là hàm IF và hàm Subtotal với cú pháp như sau:
=IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]; Subtotal(funtion_num; ref1;...))
Trong đó:
- logical_test: Là điều kiện của hàm IF.
- [value_if_true]: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
- [value_if_false]: Giá trị trả về nếu điều kiện sai.
- funtion_num: Là hàm được hiểu theo giá trị số (Ở đây: số 3 tương đương với hàm CountA).
- ref1;...: Vùng chứa số thứ tự.
2. Ví dụ và cách thực hiện.
Bảng dưới đây đã được mình đánh số thứ tự từ trên xuống dưới bằng cách dùng 2 hàm CountA và Subtotal với 1 vài ô trống không có số thứ tự. Sau đây hãy theo dõi hàm Subtotal làm việc nhé!
Ví dụ đánh Số thứ tự
Bước 1: Trước tiên, nhập hàm theo cú pháp B3 = IF(C3="";"";SUBTOTAL(3;$C$3:C3)).
Giải thích hàm (Mình sẽ giải thích hàm này từ trong ra ngoài cho các bạn dễ hiểu nhé)
Với hàm SUBTOTAL(3;$C$3:C3) :
- funtion_num = 3: Có nghĩa là hàm CountA trong Subtotal.
- ref1 = $C$3:C3: Đây là vùng đã được đánh số thứ tự (Lưu ý: Luôn phải cố định/khóa giá trị trong ô đầu tiên, ở đây là B2, nếu không cố định/khóa thì khi chạy hàm sẽ bị lỗi đối với những ô bên dưới).
Với hàm IF(C3="";"";SUBTOTAL(3;$C$3:C3)) được hiểu là:
- C3="";"": Được hiểu là nếu giá trị ở ô C3 là rỗng thì số thứ tự cũng là rỗng.
- SUBTOTAL(3;$C$3:C3): Nếu ô C3 không rỗng thì sẽ áp dụng hàm Subtotal.
Bước 2: Tiếp theo, thực hiện lọc dữ liệu bằng Filter và theo dõi sự thay đổi khi sử dụng hàm Subtotal.
Lời kết.
Trên đây mình đã hướng dẫn các bạn 3 cách để đánh số thứ tự tự động trong Excel nhanh chóng và đơn giản trên máy tính. Điều này giúp các bạn dễ dàng trong việc thống kê số liệu. Nếu cảm thấy bài viết hữu ích, các bạn hãy chia sẻ cho bạn bè và đừng quên để lại bình luận phía dưới nhé!
