Có thể bạn thừa biết có một nguyên tắc khi trình bày văn bản đó là khi bắt đầu một đoạn văn mới thì chúng ta phải cách lề một khoảng so với đoạn trước đó để thể hiện đoạn văn mới. Việc này hay còn gọi tên khác là “Chấm xuống dòng, lùi vào 1 ô” mỗi khi chuyển tiếp đoạn văn bản. Vậy trong Word có cách nào để có thể đặt lề đoạn văn cho đẹp mắt như vậy hay không chúng ta cùng tìm hiểu nhé.
1. Hiện ẩn thước căn lề ( Ruler)
Mặc định thước căn lề (Ruler) trong Word sẽ ẩn đi, khi đó chúng ta không thể căn lề theo ý muốn dựa vào công cụ này được. Để hiển thị ruler chúng chọn tab View nhìn vào mục Show tích vào phần Ruler:
Khi tích vào Ruler ngay lập tức Ruler sẽ hiển thị với đơn vị là inch hoặc cm, mm tùy thuộc vào cài đặt đơn vị của bạn
Để chỉnh đơn vị của thước kẻ chúng ta vào File => Options => Advanced và chỉnh đơn vị đo ở dòng Show Measurements in Units Of thành cm hoặc mm. Nhấn OK để lưu
2. Cách căn lề ( dấu thụt dòng)
Trong phần Ruler, chúng ta sẽ thấy biểu tượng dấu cách lề như sau:
Trong dấu này chúng ta có các lựa chọn như sau:
Dấu cách lề cho dòng đầu tiên trong đoạn văn dấu này nằm ở phía trên và có thể di chuyển tự do
Dấu cách lề cho những dòng còn lại trong đoạn văn dấu này nằm ở phía dưới và có thể di chuyển tự do (nhưng luôn kèm theo dấu ở phía dưới của nó)
Dấu lề trái sẽ di chuyển cả 2 dấu cách lề ở trên, giúp di chuyển cả 2 dấu này cùng lúc để có thể đưa cả đoạn văn cách lề trái một khoảng nhất định.
Cách sử dụng:
Muốn đặt lề doạn văn nào thì đặt chuột trái ở dòng đầu đoạn văn sau đó nhấn TAB, hoặc click vào dấu cách lề ở trên rồi kéo tới vị trí muốn đặt.
Chúng ta cũng có thể căn lề những dòng sau bằng cách nhấn chuột vào hình và kéo
Nếu muốn đặt lề cho cả đoạn thì bôi đen cả đoạn văn bản sau đó bấm phím TAB hoặc di chuyển Dấu lề trái sang 1 đoạn nhất định
3. Nút đặt lề đoạn văn nhanh
Trong Word có sẵn 1 số công cụ giúp chúng ta có thể thực hiện nhanh chóng việc đặt khoảng cách lề (trong tab Home):
Decrease Indent: di chuyển cả đoạn sang sát lề bên trái 1 khoảng
Increase Indent: di chuyển cả đoạn sang bên phải 1 đoạn (cách xa lề bên trái)
Cách sử dụng:
Đặt chuột tại vị trí bất kỳ trong đoạn văn bản muốn cách lề sau đó Bấm vào nút tương ứng: Increase hoặc Decrease Indent
4. Tab trong Word
Cúng ta có thể căn lề bằng cách kéo nút cân lề nhưng đôi khi lại không thể chính xác, giống nhau giữa các đoạn văn được. Nếu muốn căn chính xác chúng ta nên sử dụng phím Tab. Sử dụng các Tab cho phép chúng ta kiểm soát được nhiều hơn về vị trí khoảng cách sau mỗi lần bấm phím Tab để cách lề cho đoạn văn bản.
Theo mặc định thì mỗi lần bấm phím Tab sẽ cách lề trái 1 khoảng là 0,5 inch (di chuyển sang phải 0,5 inch). Chúng ta có thể thiết lập khác đi để có thể đặt khoảng cách tùy ý theo ý muốn.
Công cụ để chọn Tab nằm ở phía trên của Thước đo chiều dọc (góc phía trên bên trái của phần hiển thị nội dung của Microsoft Word)
* Các loại ký hiệu đặt Tab:
- Left Tab Căn lề về phía bên trái
- Center Tab Căn vào đoạn giữa, cách đều 2 bên
- Right Tab Căn lề về phía bên phải. Sau khi bấm Tab thì đoạn văn bản sẽ cách lề bên phải 1 khoảng nhất định
- Decimal Tab Căn lề theo dấu của số thập phân
- Bar Tab vẽ một đường thẳng đứng trên tài liệu
- First Line Indent Dấu cách lề bên trái cho dòng đầu đoạn văn (như mục 2)
- Hanging Indent Dấu cách lề cho phần còn lại của đoạn văn (như mục 2)
Cách sử dụng:
Bôi đen vùng dữ liệu cần đặt Tab
Click vào công cụ chọn Tab, mỗi lần click sẽ ra 1 loại Tab theo các loại ký hiệu đặt Tab ở trên. Sau khi chọn đến Tab phù hợp thì bấm chuột vào thước kẻ ngang, tại vị trí cần đặt Tab
Đặt chuột vào vị trí đoạn văn bản cần cách lề rồi bấm phím Tab
Cách bỏ Tab đã đặt
Double click vào Tab cần xóa sau đó sẽ hiện ra 1 bảng quản lý các Tab
Trong bảng này, chọn các tab cần xóa tại mục Tab stop position rồi bấm nút Clear
Nếu muốn xóa tất cả các Tab thì chọn Clear All
Trong mục quản lý Tab này chúng ta có thể thiết lập thêm một số thuộc tính cho Tab như thay đổi loại Tab (Chọn các tùy chọn trong phần Alignment) hoặc thêm ký hiệu thay vì khoảng trống (chọn theo tùy chọn trong mục Leader)
Trên đây là hướng dẫn đặt lề khi trình bày đoạn văn trong word từ A đến Z, hi vọng sẽ giúp ích được cho các bạn. Cảm ơn các bạn đã đọc.
