10 tips khi làm thuyết trình bằng Microsoft PowerPoint

Dù ít hay nhiều thì chắc hẳn các bạn cũng sẽ có ít nhất 1 lần trong đời từng phải thuyết trình và khi thuyết trình chắc hẳn sẽ sử dụng slide PowerPoint. Sau 1 quá trình dài mài tay trên bàn phím đi làm hộ những bài thuyết trình như vậy mình sẽ chỉ cho các bạn 10 tips khi làm thuyết trình bằng Microsoft PowerPoint ngay dưới đây để các bạn có một slide thuyết phục hấp dẫn hơn. Cùng theo dõi bài viết nhé.

1. Bài thuyết trình hướng tới mục đích gì

Trước khi bắt tay vào làm một slide thuyết trình chúng ta cần xác định rõ mình đang muốn thuyết trình về cái gì, muốn trình bày vấn đề gì tới khán giả của mình. Nghĩ đơn giản bài thuyết trình của bạn giống như 1 cô gái và đương nhiên cô gái đẹp sẽ được chú ý hơn, yêu cái đẹp là tự nhiên rồi chúng ta không thể thay đổi được điều đó vậy thì hãy làm mình trở thành 1 cô gái đẹp.

10 tips khi làm thuyết trình bằng Microsoft PowerPoint 1

Thông thường 1 bài thuyết trình PowerPoint sẽ chia làm 2 dạng

  • Technical presentations: làm rõ về 1 chủ đề bất kì (xe BMW thì khác với xe Audi như thế nào chẳng hạn)
  • Persuasive presentations: làm cho khán giả biết về cái gì đó (như cái thương hiệu của công ty các bạn chẳng hạn), và cái quan trọng là hướng khán giả, “nhét vào đầu” khán giả của các bạn ý tưởng về thương hiệu đó.

Thế nhưng trong thực tế hầu như ít thấy sự phân biệt rõ ràng giữa 2 loại thuyết trình này. Phần lớn các bài thuyết trình là sự giao thoa phối kết hợp của cả 2 yếu tố trên.

Thế nên điều quan trọng là bạn làm thuyết trình dạng nào cũng được nhưng đừng làm khán giả của bạn chán và bỏ đi làm việc khác

2. Chuẩn bị cho bài thuyết trình

Nếu bạn cố gắng nói tất cả những gì bạn biết về chủ để thuyết trình của mình thì khả năng rất cao là khán giả của bạn sẽ ko tập trung được vì lượng dữ liệu quá nhiều. Thay vào đó hãy gạch đầu dòng hoặc làm bài thuyết trình PowerPoint của mình giống như 1 câu chuyện bởi vì con người thích nghe kể chuyện.

10 tips khi làm thuyết trình bằng Microsoft PowerPoint 2

Tập trung vào những điểm chính là những gì bạn cần làm, nếu khán giả quan tâm họ sẽ tự hỏi lại bạn, lúc này mới cần đi sâu vào những gì bạn biết và giải đáp

3. Hạn chế sử dụng Template có sẵn của PowerPoint

Tại sao không nên sử dụng các template có sẵn của PowerPoint ? bởi vì 99% người khác sẽ dùng những template có sẵn như vậy. Giống hệt mặc đồng phục vậy ai cũng giống ai thì làm rì còn thú vị nữa. Việc sử dụng template có sẵn giống như nhân bản vậy chả có gì đặc bọt thì làm sao thu hút được người đọc.

4. Sử dụng màu sắc

Có thể bạn chưa biết các phối màu cũng tăng độ hấp dẫn của slide thuyết trình của bạn. Thuy nhiên không phải ai cũng có năng phối màu và tất nhiên theo chủ đề thuyết trình, độ tuổi của khán giả, chúng ta sẽ chọn những bảng màu phù hợp khác nhau bởi vì màu sắc có ảnh hưởng đến tâm lý. Nếu bạn ko có khả năng phối màu một số trang web dưới đây sẽ giúp chúng bạn trong việc chọn màu này:

  • https://www.colourlovers.com
  • https://kuler.adobe.com
  • https://paletton.com/
  • https://www.colorhunter.com/

5. Sử dụng Font chữ, kiểu chữ

Nếu không phải 1 bài thuyết trình về Typography thì tuyệt đối ko nên dùng quá 3 font chữ. Nhớ nhé max 3 font chữ: 1 cho tiêu đề, 1 cho phần body và 1 cho các phần khác không thuộc 2 phần kia.

6. Hãy chọn Layout cho từng thành phần trong bài thuyết trình 

Về cơ bản chúng ta chỉ cần sử dụng 1 layout silde PowerPoint mà thôi nhưng đừng quá khuôn mẫu hãy tự chế ra các layout cho slide của bạn.Chúng ta có thể sử dụng các layout sau đây:

  • Slide dùng để chuyển tiếp
  • Slide chỉ có ảnh
  • Slide chỉ có chữ
  • Slide gồm cả ảnh, chữ và các thành phần khác.

Một điều rất rất nhiều người không chú ý đến khi sử dụng nhiều thành phần textbox trên 1 slide đó là ko căn chỉnh lề của các textbox đó trên slide. Điều này ko rõ ràng trên máy tính của bạn nhưng khi trình chiếu nó lại là 1 cả vấn đề. Vậy nên hãy chú ý đến chức năng Alignments trong các phần mềm thuyết trình.

10 tips khi làm thuyết trình bằng Microsoft PowerPoint 3

7. Sử dụng hình ảnh 1 cách thông minh

Sau 30 đến 1 tiếng thao thao bất tuyệt vời bài thuyết trình của mình phần lớn những gì bạn nói đã từ tai nọ sang tai kia của khán giả và biến mất trong dòng sông lịch sử trừ khi bạn có trí nhớ photographic như Mike trong series Suits. Đa phần khán giả sẽ nhớ những câu trích dẫn và những hình ảnh thú vị vì vậy bạn cần sử dụng hình ảnh một cách thông minh. Khi sử dụng hình ảnh cần phải luôn luôn ghi nhớ sử dụng hình ảnh liên quan tới chủ đề (ko liên quan có mà điên) và lựa chọn màu chữ tương phản dễ nhìn không bị chìm vào hình ảnh. Nếu bạn cần tìm hình ảnh miễn phí thì hãy tham khảm nhưng web dưới đây 

  • http://www.freeimages.com/
  • http://www.morguefile.de/
  • http://www.everystockphoto.com/
  • https://www.flickr.com/creativecommons

Một điều cần chú ý khi sử dụng những hình ảnh này là giấy phép sử dụng. Mỗi hình ảnh trên internet đều được gắn với 1 giấy phép sử dụng, nếu muốn sử dụng, bạn phải hiểu rõ giấy phép sử dụng này, nhất là khi bạn sử dụng những hình ảnh đó cho slide hay thuyết trình ở một công ty quốc tế, không thì công ty bạn sẽ bị kiện nát đít và hậu quả là không thể lường trước được.

8. Chữ trên slide - ít thôi

Bạn có thấy nhàm chán khi giáo viên hay giảng viên của bạn thao thao bất tuyệt khi thuyết trình ko? bạn không muốn mình lặp lại sai lầm đó chứ. Nếu vậy hãy làm silde ít chữ thôi, ko cần thiết tuyệt đối đừng viết nhiều chữ lên slide bởi đơn giản người thuyết trình là chúng ta ko phải cái slide 

9. Đừng cố đưa tất cả các thông tin lên 1 slide dù cho số slide bị giới hạn

Keep It Simple Stupid là phương châm phát triển thiết kế của hải quân Mỹ từ những năm 60. Đại khái có nghĩa là: giải quyết vấn đề bằng giải pháp đơn giản nhất mà đến những người không biết gì về vấn đề đó cũng có thể hiểu được. Cái này cũng đơn giản như: thấy đèn đỏ thì dừng, thấy đèn xanh thì đi, mệt thì nghỉ, đói thì ăn, yêu là cưới … 

Đưa thông tin vào slide thật đơn giản dễ hiểu đừng cố gượng ép chèn quá nhiều thông tin bởi vì nó chỉ gây loãng thông tin mà thôi.

10. Ko làm dụng hiệu ứng mà tốt hơn là không sử dụng hiệu ứng trong slide

Trước kia  hay đi làm silde cỏ cho các bạn sinh viên mình nghĩ 1 slide phải bùm chéo, lung linh lắm hiệu ứng chuyển động chuyển cảnh tóe loe ... công nhận là đỉnh đẹp. Thế nhưng càng làm nhiều tiếp xúc nhiều mình mới nhận ra sai quá sai, bởi vì đẹp thì có đẹp nhưng chả có giá trị gì cả, 

Thật vậy việc lạm dụng hiệu ứng trong slide ưu thì ít mà nhược thì đầy. Điều này mình nói ra với nhiều bạn, thì giống như bắt các bạn ấy uống thuốc đắng vậy. Hãy bỏ đi thói quen sử dụng hiệu ứng trong PowerPoint này, bởi vì

  • Mất thời gian công sức làm hiệu ứng
  • hiệu ứng cho slide sẽ làm cho người xem không tập trung vào nội dung chính nữa
  • hiệu ứng slide không hoạt động khi bạn export slide ra dạng PDF, và bạn muốn slide an toàn trên mọi máy? Hãy chuyển slide thành dạng PDF
  • hiệu ứng slide có thể hoạt động không giống nhau trên các phiên bản phần mềm thuyết trình khác nhau
  • hiệu ứng slide không thay thế được nội dung hoặc người thuyết trình
  • hiệu ứng slide không tốt.

Trên dây là 10 tips khi làm thuyết trình bằng PowerPoint, chỉ cần làm theo các tips này đảm bảo slide thuyết trình của bạn sẽ thành công. Chúc các bạn làm silde vui vẻ.

Bình luận