Cách tạo List, Drop Down List trong Excel

Trong quá trình làm việc với bảng tính trong excel đôi khi chúng ta phải nhập dữ liệu nhanh và dữ liệu cần nhập trùng lặp. Giải pháp là sử dụng list, drop down list  trong Excel. Nếu bạn chưa biết cách dùng list và drop down list trong Excel thì hãy tham khảo bài viết này nhé.

1. Tạo drop down list thông thường

Ví dụ có trường dữ liệu các tỉnh thành phố, tạo drop down giúp quá trình nhập dữ liệu được nhanh chóng.

Cách tạo List, Drop Down List trong Excel 1

Bước 1: Vào tab Data => Data Validation.

Cách tạo List, Drop Down List trong Excel 2


Bước 2: Hộp thoại xuất hiện tại tab Settings trong mục Allow chọn List, mục Source nhập tên các thành phần nằm trong drop down, các thành phần phân cách nhau bởi dấu phẩy.


Cách tạo List, Drop Down List trong Excel 3


Cách khác bạn không cần nhập dữ liệu trực tiếp, bạn có thể nhập các thành phần của drop – down trên 1 sheet khác. Ví dụ: Tạo sheet Dữ Liệu có các tỉnh:

Cách tạo List, Drop Down List trong Excel 4


Kích chọn biểu tượng Biểu tượng di chuyển


Cách tạo List, Drop Down List trong Excel 5

=> di chuyển sang Sheet Du_Lieu => chọn toàn bộ các tỉnh:

Cách tạo List, Drop Down List trong Excel 6

Kết quả cũng như khi tạo với cách nhập trực tiếp.

Cách tạo List, Drop Down List trong Excel 7


2. Tạo list có phụ thuộc vào 1 list khác

Ví dụ: Nhập list tỉnh và list thành quận huyện theo tỉnh

Cách tạo List, Drop Down List trong Excel 8


Bước 1: Đặt tên cho các vùng dữ liệu.

Bắt buộc quá trình tạo list phụ thuộc bạn phải đặt tên cho các vùng dữ liệu liên quan:

Cách đặt tên như sau:

Chuột phải vào vùng dữ liệu muốn đặt tên => Chọn Define Name:

Cách tạo List, Drop Down List trong Excel 9

Hộp thoại xuất hiện nhập tên tương ứng cho các vùng như đã quy định ở trên:

Cách tạo List, Drop Down List trong Excel 10

Excel sẽ từ đặt Name cho chúng ta hoặc chúng ta tự đặt. Ở đây mình tự đặt là Thái_Bình 2 từ cách nhau bởi dấu gạch ngang dưới

Bước 2: Sau khi đặt tên xong cho dữ liệu bạn tiến hành Click chuột vào ô cần đặt list => Vào tab Data => Data Validation.

Bước 3: Hộp thoại xuất hiện trong mục Allow chọn List, mục Source nhập công thức sau: =INDIRECT(SUBSTITUTE(E7," ","_"))

Các bạn chú ý ở bước này trên công thức để địa chỉ tương đối nếu không giá trị giữa các thành phố không thay đổi.

Cách tạo List, Drop Down List trong Excel 11


Bước 4: Kích chọn OK được kết quả:

Cách tạo List, Drop Down List trong Excel 12

Tương tự copy công thức cho các ô còn lại ta có kết quả:

Cách tạo List, Drop Down List trong Excel 13


Như vậy bạn đã tạo xong 1 list có phụ thuộc vào 1 list khác. Ở bài viết này sử dụng hàm INDIRECT kết hợp với hàm SUBSTITUTE lấy giá trị tên tỉnh đã được loại bỏ dấu cách tham chiếu tới vùng dữ liệu có cùng tên với giá trị tham chiếu.

Ví dụ khi list tỉnh lấy kết quả tỉnh Thái Bình hàm SUBSTITUTE thực hiện thay dấu cách bằng dấu "_" => giá trị tham chiếu trở thành Thái_Bình -> tham chiếu tới vùng dữ liệu có tên Thái_Bình => Giá trị trả về là các huyện trong tỉnh thái bình từ ô E3 -> ô E7 trong sheet dữ liệu đã đặt tên.

Trên đây là cách tạo List, Drop Down List trong Excel khá đơn giản . Chúc các bạn thành công!

Bình luận